Découvrez ces deux nouveautés en détail :

Le design avancé de vos documents

Avec ce module, Invokit vous permet désormais de pousser beaucoup plus loin la personnalisation de vos documents.

A l’aide d’un éditeur très pratique qui vous montre en direct le résultat de vos modifications, vous pouvez changer la typographie du document, les couleurs des textes et la disposition des éléments graphiques.

Il devient par exemple extrêmement simple de masquer les lignes ou de changer la couleur du texte du pied de page.

Associé à un fond de page personnalisé, cet éditeur vous permet de créer des documents qui correspondent exactement à l’image de votre société et à vos habitudes.

Pour accéder au module, il vous suffit de cliquer sur « Personnalisation de mes documents » à partir de la page « Paramètres » de votre compte Invokit.

Les factures récurrentes ou la gestion facile de vos abonnements

Vous avez des clients que vous facturez sous forme d’abonnement ? Alors vous allez adorer le nouveau module de gestion des factures récurrentes.

Très simple d’utilisation, le module vous permet, à partir d’une facture existante, de programmer la création de copies de cette facture dans le futur.

Vous pouvez décider de la durée et des intervalles, Invokit s’occupe du reste.

Pour la génération en elle même, deux options vous sont proposées : soit automatiquement (la facture part directement par email chez votre client) ou avec contrôle préalable. Dans ce cas, la facture est crée en brouillon et un message vous alerte de sa création. Ce mode est pratique notamment si vous avez de légers ajustements à faire sur vos factures mensuelles (options, suppléments…).

Bien entendu, vous pouvez à tout moment stopper la génération automatique d’une facture récurrente.

Pour programmer une facture récurrente, créez d’abord la facture initiale puis cliquez tout simplement sur le bouton « Créer une facture récurrente ».

Nous espérons que ces deux nouveautés répondront à vos attentes et attendons vos remarques éventuelles.

Si vous avez des questions sur les fonctionnalités de myFacture, n’hésitez pas à nous contacter par email ou par téléphone au 0811 033 888 (prix d’un appel local).

En fait, Invokit a deux objectifs : vous faire gagner du temps, mais aussi vous laisser une grande souplesse dans la conception de vos documents.

C’est pourquoi le système est basé sur un système de « préférences cascadantes », qui vous donne parfois l’impression qu’Invokit pense un peu à votre place .

Les préférences Invokit interviennent à trois niveaux : le compte Invokit, le client, et enfin le document.

Pour faire simple, sauf instruction contraire de la part de l’utilisateur, les préférences pour un nouveau document sont celles du compte Invokit. Si vous avez choisi « paiement à 30 jours » cela s’appliquera sur tout nouveau document.

Le second niveau de la cascade se situe au niveau du client. Si tel client paye à 45 jours, vous pouvez le spécifier au niveau de sa fiche. Toute nouvelle pièce destinée à ce client prendra cette valeur.

Mais imaginons que pour le même client une facture soit à régler « à réception ». Il suffit alors de modifier la préférence exceptionnellement au niveau du document.

Si cette nouvelle condition de règlement devient la norme pour ce client, une case vous permet de mettre à jour ses préférences directement depuis le formulaire de création du document.

Bref, même si elle est un peu compliquée à expliquer, cette logique est à l’usage le meilleur moyen de vous faire gagner du temps au quotidien.

En affinant bien vos réglages, vous pouvez atteindre un fort niveau de personnalisation tout en gagnant un maximum de temps.

Si vous avez des questions sur les fonctionnalités de myFacture, n’hésitez pas à nous contacter par email ou par téléphone au 0811 033 888 (prix d’un appel local).

Outre le fil récapitulatif accessible sur le tableau de bord, chaque document et chaque fiche client possèdent leur propre fil d’information.

Pour rendre la lecture de ces échanges plus intuitive, vous pouvez télécharger votre photo, exactement comme sur Facebook

Au quotidien, c’est une innovation pratique et sympa.

Pour en profiter c’est très simple : à partir de la page de paramètres, sélectionnez « Mon profil ». Il ne vous reste plus qu’à télécharger votre photo.

Pour l’instant il est conseillé de télécharger une photo carrée. Un outil de redimensionnement sera proposé ultérieurement.

Si vous avez des questions sur les fonctionnalités de myFacture, n’hésitez pas à nous contacter par email ou par téléphone au 0811 033 888 (prix d’un appel local).

Que vous soyez créateur d’entreprise, repreneur, auto-entrepreneur, dirigeant de TPE/PME ou d’une jeune entreprise innovante, le Salon des Entrepreneurs met à votre disposition un concentré d’informations, de solutions et d’expertises pour assurer la réussite de votre projet d’entreprise.

L’équipe de myFacture sera heureuse de vous accueillir sur son stand (N°404, ça ne s’invente pas ).

Vous pourrez y découvrir toutes les subtilités de notre nouvelle version et échanger avec nous sur la solution et ses évolutions à venir.

C’est aussi pour myFacture l’occasion de dévoiler son nouveau nom : Invokit.

Nous avons aussi le plaisir de vous offrir une invitation gratuite pour le salon. Pour en bénéficier, connectez-vous sur le site du salon puis utilisez le code 3par lors de l’inscription.

A bientôt sur le salon !

Pour répondre à cette demande, myFacture a mis en place un système d’alerte qui permet de programmer un rappel depuis n’importe quel document ou depuis une fiche client.

Ainsi, le commercial qui doit rappeler son client pourra se programmer un rappel qu’il recevra par mail et dans son fil d’informations myFacture.

Bien entendu, l’alerte peut être assignée à un ou plusieurs autres collaborateurs : il suffit d’insérer leur nom durant la rédaction de l’alerte.

Pour voir les alertes en attente et les modifier, il suffit de cliquer sur le lien « Alertes » en haut à droite de l’écran.

Petite présentation de ces deux nouveautés :

Le module de gestion des achats & notes de frais

Tout chef d’entreprise le sait : la gestion des achats et leur transmission à l’expert-comptable sont souvent une plaie.

Scan des factures, envoi par email, imputation comptable manuelle : bref, un cycle lourd qu’il convenait d’améliorer.

Avec le module de gestion des achats myFacture, tout ceci est ultra simplifié. Il vous suffit de créer le fournisseur et de commencer à saisir vos achats, comme vous le feriez pour une facture de vente.

Vous pouvez ensuite directement attacher le PDF de la facture à votre fiche d’achat. Comment ? C’est très simple : il suffit de le glisser sur la fenêtre, comme expliqué dans cet autre billet.

Une fois saisis, vous bénéficiez pour vos achats de la puissance des fonctions de tri myFacture : par fournisseur, par tags, par date, etc. Vous pouvez ainsi très facilement isoler les factures d’un fournisseur en particulier ou les factures d’achat qui restent à régler.

Mais là où le système est le plus efficace, c’est pour la transmission des données à votre expert-comptable : l’export Excel comporte tous les éléments nécessaires. Votre expert-comptable souhaite consulter les factures d’achat ? Pas de problème, il suffit de lui créer un compte collaborateur, dont vous réglerez les droits d’accès selon vos besoins.

Vos salariés avancent des frais pour l’entreprise ? Il leur suffit de créer l’achat correspondant et de cocher la case « Note de frais ». L’achat est alors enregistré comme étant à rembourser au salarié. Quand vous le remboursez, cochez simplement la case correspondante et votre achat est payé.

Cette fonction est particulièrement pratique, puisqu’avec les filtres myFacture, vous pouvez aisément isoler les notes de frais non remboursées de tel ou tel collaborateur et leur total. Un gain de temps qui se compte en heures!

Pour l’instant en beta, ce module sera encore amélioré avec vos retours pendant quelques semaines puis sera proposé en option de votre abonnement myFacture pour 10€/mois. Une somme minime au regard des heures de travail rébarbatif que ce module va vous faire économiser.

Les factures d’acompte

Obligation légale, les factures d’acompte étaient possibles avec myFacture, mais vous étiez nombreux à nous demander un système plus intégré, vous permettant de facilement facturer un devis en plusieurs acomptes.

Disponible à partir de vos devis, bons de commande et factures proforma, le bouton « Emettre une facture d’acompte » vous offre la possibilité de facturer un pourcentage du devis ou un montant en Euros.

La facture d’acompte, non modifiable, est alors générée et apparaît parmi vos autres factures. Pour l’acompte suivant, ou le solde, il vous suffit de générer la facture en cliquant sur le bouton « Emettre une facture d’acompte ».

Le bouton juste en dessous, « Voir mes factures d’acompte » vous permet d’accéder à la liste des factures d’acomptes, de les modifier, voire de les supprimer.

Si vous avez des questions sur ces nouvelles fonctionnalités, notre service d’assistance gratuite est à votre disposition par email ou au 0810 033 888 (prix d’un appel local).

En effet, il existe autant de façon de créer des documents commerciaux qu’il existe d’entreprises : chacun a des besoins spécifiques.

Pour répondre à cette demande, de nombreuses améliorations ont été apportées à la création de documents. Cette fois ci, nous allons nous attarder sur les nouvelles fonctions disponibles pour créer et gérer les lignes de vos documents.

Une nouveauté attendue : le glisser/déposer

C’était une demande forte de tous nos utilisateurs et c’est désormais opérationnel : vous pouvez réorganiser toutes les lignes de votre document par glisser/déposer. Pour cela, il suffit de cliquer sur l’icône en forme de croix à la gauche de la ligne et de déplacer la ligne où bon vous semble.

Sous-totaux dynamiques

Vous pouvez insérer des lignes de sous total. Un ligne de sous total prend en considération toutes les lignes au dessus d’elle, jusqu’à un éventuel sous total précédent. Ainsi, il est très simple de créer trois sous-parties pour un devis ou une facture.

Lignes de titre

Vous découpez vos prestations en grandes parties ? Ce type de ligne est fait pour vous. Il vous permet d’insérer un titre clair et en grande taille pour rythmer votre proposition.

Commentaires

Un commentaire à faire sur une ligne en particulier ? Une précision apporter ? Avec une ligne de commentaire, vous pouvez entrer dans les détails sur toute la largeur de la page.

Lignes d’options

Vous voulez proposer des options à votre client ? Aucun problème : les lignes d’options se comportent comme des lignes normales, mais sans être ajoutées au total. Ainsi, si votre client vous demande un prix pour 500 et 1000 exemplaires, vous pouvez lui donner les deux sans manipulation particulière.

Saut de ligne et saut de page

C’est souvent le problème des logiciels de gestion : ils coupent la page au mauvais endroit et on se retrouve avec une ligne isolée en page 2. Avec le nouveau myFacture, vous avez un contrôle total sur la production de vos documents : vous pouvez ajouter des lignes vierges pour séparer des parties de vos documents et aussi des sauts de page si nécessaire.

Rendu parfait des PDF

Quand vous consultez votre facture, l’affichage vous montre le PDF réel, tel qu’il sera imprimé. Vous pouvez aussi naviguer dans les pages du document comme le montre la capture ci-contre.

Le rendu réel des PDF représente un vrai gain de temps : dans la plupart des cas, vous n’avez plus besoin de télécharger le PDF pour le contrôler avant envoi.

Frais de port et d’emballage

Si vous faites du commerce, vous serez heureux de ce nouveau type de lignes, qui vous permet de gérer avec souplesse vos frais logistiques. Vous pouvez en effet créer votre liste de transporteur ou d’emballage, ce qui pourra vous faire gagner un temps précieux dans la rédaction de vos documents.

Masquer les colonnes inutiles

Le plus souvent, les logiciels de gestion vous imposent des colonnes, que vous en ayez besoin ou non. L’exemple le plus fréquent est la colonne « nom/code ». Autant la codification est souvent utile pour l’entreprise, mais qu’en est-il pour le client ?

Avec myFacture, vous avez un contrôle total sur l’affichage de vos colonnes. La colonne quantité n’a pas de sens dans votre activité ? Supprimez là

Pour aller plus loin, vous pouvez visiter les deux panneaux de préférences détaillées situées en bas de la page de création de document et accéder à un niveau de réglages encore plus fin, que nous vous présenterons dans un billet ultérieur.

Nous continuons notre série de billets sur les détails des nouveautés de myFacture avec une fonction particulièrement magique : le tracking des envois par email.

Quand vous envoyez un document par email depuis myFacture, non seulement vous pouvez le personnaliser, y ajouter des pièces jointes et mettre des destinataires en copie, mais maintenant vous pouvez le suivre !

Dès que votre interlocuteur aura reçu l’email, vous serez averti. Même chose quand il l’aura ouvert.

Ces informations apparaissent dans votre fil d’information sur votre tableau de bord ou sur l’aperçu du document concerné.

Bien entendu, ces informations sont précieuses d’un point de vue commercial : pouvoir rappeler son client dans la minute permet d’avoir de bonnes chances de capter son attention.

Mais au delà, cette fonction vous alerte également en cas d’erreur : email invalide, boîte pleine ou autre.

Avec ce service, vous êtes sûr de ne plus jamais rater un contact important.

En effet, le nouveau myFacture a introduit une vraie gestion de fichiers, accessible depuis l’onglet « Mes fichiers ». Cette rubrique va rapidement évoluer, avec notamment la création de dossiers et des fonctions de partage avancé.

La nouveauté que nous souhaitons vous faire découvrir est que cette page vous permet de déposer directement vos fichiers depuis votre ordinateur, comme le montre la capture ci-dessous. Il vous suffit de sélectionner les fichiers que vous souhaitez télécharger et de les faire glisser sur votre navigateur.

Ceci fait, le transfert des fichiers commence dès que vous déposez les fichiers et vous indique la progression du téléchargement sur nos serveurs.

Une solution élégante et efficace si vous envoyez souvent des fichiers sur myFacture. Ce qui risque de vous arriver de plus en plus avec l’arrivée prochaine de notre fonction de gestion des achats, qui vous permettra d’archiver le PDF de toutes vos factures fournisseurs, avec une gestion intelligente des notes de frais en prime.

A noter également, cette fonctionnalité est aussi disponible à tout endroit du site ou vous pouvez télécharger des fichiers, comme la page de gestion de votre logo ou celle de gestion de votre fond de page personnalisé.

Encore plus fort ? Cette fonctionnalité marche aussi pour l’ajout de pièce jointes à vos envois de document ! La preuve ci-dessous

Résultat de plus de 6 mois de développement intense, cette version intègre de très nombreuses nouveautés afin de vous aider à travailler plus efficacement :

Une gamme complète de documents commerciaux

MyFacture vous propose toujours de créer devis et factures, mais vous pouvez également créer des bons de commandes, des factures proforma, des bon de livraisons ainsi que des avoirs.

Des documents ultra personnalisables

Parce que chaque entreprise a ses spécificités, nous avons considérablement enrichi les possibilités de présentation de vos documents. Vous pouvez désormais insérer des titres, des sous totaux, des commentaires, des sauts de page …

Vous pouvez également masquer des colonnes si vous ne les utilisez pas et disposez de réglages très détaillés pour les différentes mentions du document. Un volet entier est désormais dédié aux frais de livraison et d’emballage.

Un vrai tableau de bord de votre activité

La page d’accueil de votre espace dédié vous donne accès à des statistiques clé de votre activité et aux derniers événements de votre entreprise. Vous ne ratez plus aucune information et gagnez en performance.

Un suivi détaillé de vos envois par mail

Désormais, chaque email que vous envoyez depuis myFacture est suivi et vous retrouvez son évolution dans vos listes d’événements. Ainsi, vous savez exactement quand votre client a reçu votre email et même quand il l’a ouvert. En cas de problème (adresse incorrecte par exemple), vous êtes également averti.

Des fonctions collaboratives innovantes

Prévue pour le travail collaboratif, la nouvelle version de myFacture vous permet d’échanger très facilement avec vos équipes. Vous pouvez désormais définir des alertes et partager des commentaires avec vos collaborateurs.

Gérez facilement vos fichiers d’accompagnement

Vous souhaitez ajouter vos Conditions de vente ou votre plaquette automatiquement à vos devis ? Rien de plus simple. Vous souhaitez envoyer une pièce jointe spécifique à un client ? Ajoutez la lors de l’envoi, exactement comme vous le feriez avec un email.

Des préférences détaillées et complètes

Présentation de vos documents, valeurs par défaut, gestion de vos collaborateurs et de leurs droits d’accès : vous avez un contrôle total sur la gestion de votre espace dédié myFacture.

Nous espérons que cette nouvelle version vous donnera satisfaction. Vous trouverez le détail complet des fonctions de myfacture sur cette page.

Si vous rencontrez des difficultés ou si vous souhaitez avoir plus d’explications sur les nouveautés, notre équipe d’assistance est disponible par email, en live chat sur le site ou par téléphone au 0811 033 888 (coût d’un appel local).

Toute l’équipe de myFacture vous souhaite une excellente année 2012 !