Facture pro forma Definition

Elle se présente comme une facture commerciale classique, mais la mention « pro forma » remplace le numéro de la facture. Elle est destinée à l’acheteur qui en a besoin, dans certains cas, pour pour obtenir l’autorisation d’importer la marchandise ou pour se procurer des devises pour procéder au règlement.

La facture commerciale

La facture commerciale fait office de contrat de vente. Elle est établie lorsque la commande a été passée par le fournisseur et se substitue alors à la facture pro forma. Elle doit répondre à la législation française mais également à celle du pays où se situe votre acheteur.
La facture commerciale reprend les différents éléments de l’offre. Elle doit quelque fois être rédigée dans la langue de l’acheteur ou, à défaut, en anglais. Toutes les factures export comportent le cachet de l’entreprise ainsi qu’une signature, elles sont en Hors Taxes.

Elle doit être précise, et comporter toutes les mentions obligatoires prévues sur les factures françaises, mais en plus:

A destination de l’Europe , les factures doivent comporter les mentions suivantes :
- Le numéro d’identifiant TVA du vendeur ET du client,
- Le numéro de nomenclature douanière des produits ,
- La mention : « Matériel d’origine française (ou du pays d’origine) »
- La mention : « Exonération de TVA, article 262-ter 1 du Code Général des Impôts ».

Vous trouverez sur ce site la structure des numéros de T.V.A. intracommunautaires propre à chaque Etat membre de l’Union européenne : Numéro de T.V.A. intracommunautaire

A destination hors Europe, les factures doivent comporter les mentions suivantes :
- La mention : « Matériel d’origine française (ou pays d’origine), destiné à l’exportation et facturé en exonération de TVA »
- La mention : « Facture certifiée sincère, véritable et conforme à nos livres pour un montant de (indiquer montant en toutes lettres) »

La facture consulaire et la facture douanière

Elle est réclamée par la douane de certains pays. Il s’agit de formulaires à remplir par l’exportateur. On les obtient auprès des services consulaires ou auprès de libraires spécialisés.

Document établi par le vendeur d’une marchandise en vue de fournir à la douane du pays importateur tous les éléments dont elle a besoin pour l’identification et la tarification de la marchandise (uniquement requise par certains pays).

La facture consulaire, appelée ainsi car elle doit généralement, pour être valable aux yeux de la douane du pays auquel les marchandises correspondantes sont destinées, comporter le visa des autorités consulaires qui représentent ce pays dans celui de l’exportateur.
Les consulats de France de ces pays fournissent, à titre onéreux, les formulaires et délivrent le visa afférent, moyennant une redevance.

La facture douanière récapitule les données destinées à déterminer la valeur en douane, et par conséquent, le montant des appositions afférentes. En principe, elle fait apparaître le prix de vente sur le marché du pays d’exportation et dans certains cas, l’origine de la marchandise.
Ce type de facture étant destiné principalement aux autorités d’Etat appartenant au Commonwealth, il est conseillé, et parfois obligatoire, de la rédiger en anglais. Aucun visa consulaire n’est à apposer.
Elle est demandée par l’acheteur et doit être établie sur un imprimé spécial et nécessite des mentions obligatoires.

L’établissement de la facture douanière ou consulaire ne dispense pas de produire la facture commerciale qui est toujours obligatoire.

Documents complémentaires d’accompagnement des factures

Votre acheteur étranger ou la douane de son pays demandent parfois des documents complémentaires accompagnant les factures :

- Une décomposition du prix (prix de la marchandise, prix de l’assurance, coût du fret) et une attestation de sincérité du prix,
- L’origine exacte de la marchandise (certificat de circulation attestant l’origine communautaire de vos produits lorsqu’il y des relations préférentielles entre le pays d’arrivée et l’Union européenne). Vous pouvez obtenir ce certificat d’origine via Internet sur :webcoronline.com
- Le visa de la facture par un organisme public (Chambre de commerce et d’industrie dont dépend votre entreprise par exemple),
- La signature de l’exportateur,
- Un certificat d’inspection (délivré par des sociétés spécialisées ayant reçu mandat de l’Etat destinataire d’effectuer un contrôle de qualité et de quantité des produits avant expédition),
- Un certificat de conformité des marchandises aux normes du pays destinataire.

Votre transitaire peut établir ces divers documents pour votre compte.

Le site de la Chambre de commerce et d’industrie comporte une FAQ détaillée, entièrement dédiée aux exportateurs : L’exportateur.com.

L’Article L324-11-2 du code du Travail mentionne :

I. – Toute personne qui diffuse ou fait diffuser dans toute publication, sur tout service télématique ou par voie d’affiche ou de prospectus, une offre de service ou de vente ou une annonce destinée à faire connaître son activité professionnelle au public est tenue :

1° Lorsqu’elle est soumise au respect des formalités prévues à l’article L. 324-10 :
- de mentionner un numéro d’identification prévu par décret en Conseil d’État, ou pour l’entreprise en cours de création, son nom ou sa dénomination sociale et son adresse professionnelle ;
- de communiquer au responsable de la publication ou du service télématique son nom ou sa dénomination sociale et son adresse professionnelle ;

2° Lorsqu’elle n’est pas soumise au respect des formalités prévues à l’article L. 324-10 :
- de mentionner son nom et son adresse sur toute annonce faite par voie d’affiche ou de prospectus ;
- de communiquer son nom et son adresse au responsable de la publication ou du service télématique.

Le responsable de la publication ou du service télématique tient ces informations à la disposition des agents de contrôle mentionnés à l’article L. 324-12 pendant un délai de six mois à compter de la cessation de l’annonce.

II. – Le fait, pour toute personne soumise aux obligations énoncées au I du présent article, de diffuser ou de faire diffuser, ou de communiquer au responsable de la publication ou du service télématique des informations mensongères relatives à son identification est puni de 7500 euros d’amende.

Les personnes morales peuvent être déclarées responsables pénalement, dans les conditions prévues à l’article 121-2 du code pénal, des infractions définies au présent article.
La peine encourue par les personnes morales est l’amende, suivant les modalités prévues par l’article 131-38 du code pénal.

Ce qui nous amène à expliciter ces différents codes enregistrés au RCS (Registre du Commerce et des Sociétés) qui regroupe des informations relatives aux personnes physiques ou morales exerçant des activités de nature commerciale ou ayant une structure commerciale.

Le SIREN

Le numéro de 12 chiffres attribué par l’INSEE à la création de l’entreprise, ou lors de la déclaration d’existence des travailleurs indépendants, des artistes et auteurs, a été remplacé par un numéro d’identité de 9 chiffres au Répertoire National des Entreprises appelé SIREN

Le numéro de SIREN peut se présenter différemment selon l’activité :
- Profession libérale / artiste auteur : XXX XXX XXX
- Commerçant : XXX XXX XXX RCS
- Artisan : XXX XXX XXX RM XXX

Le SIRET

Le numéro de SIRET, servant à identifier géographiquement l’établissement d’une entreprise, comporte 14 chiffres au total.
Il est composé des 9 chiffres du SIREN + les 5 chiffres du NIC (correspondant au lieu où l’entreprise exerce son activité: les quatre premiers chiffres correspondent au numéro d’identification de chaque établissement de l’entreprise, le cinquième étant une clé).
Si l’entreprise comporte plusieurs établissements, il peut donc exister plusieurs N° SIRET à partir d’un SIREN.

Il est généralement demandé par certains services tels que les organismes sociaux, les services fiscaux, les Assedics… Mais doit obligatoirement figurer sur les bulletins de salaires des employés de l’établissement concerné.

Le code NAF

Le code APE utilisé de 1973 à 1992 est remplacé par le code NAF depuis le 1er janvier 1993. Le code NAF est apposé par l’INSEE lors de son enregistrement auprès du Registre des Greffes du Tribunal du Commerce.

Il définit l’activité principale exercée par le travailleur indépendant ou l’entreprise parmi les activités mentionnées sur la Nomenclature nationale des Activités Françaises.

Ce code attribué à chaque entreprise par les services de l’INSEE comporte 3 chiffres et une lettre, et doit obligatoirement figurer sur le bulletin de salaire

Les correspondances codes NAF/activité sont consultables sur le site Internet de l’INSEE

Le numéro de TVA intracommunautaire

Il s’agit d’une extension du N° de Siren. Le numéro de TVA intracommunautaire est délivré par le centre des impôts.

Ce numéro individuel, unique, national et invariable est attribué aux personnes assujetties à la TVA effectuant des opérations de vente ou des prestations de service au sein de la Communauté européenne.
Il doit obligatoirement figurer sur toutes les factures, les déclarations d’échange de biens et les déclarations de TVA de l’entreprise. établies par l’entreprise lors des échanges intra communautaires, quel que soit le lieu de la vente ou de la prestation, car il garantit les échanges au sein de la Communauté européenne.

Ce numéro comporte 2 lettres (FR pour France) + 13 chiffres ( 2 chiffres clé informatique + les 9 chiffres du SIREN ). Ex : FR 10 XXX XXX XXX