Aujourd’hui, nous laissons la parole à Bertrand Béchard, Christophe Petiteau et Carine Mollat, photographes et responsables de l’agence OKIO, utilisateurs dès la première heure de MyFacture.

MF : Bonjour, pouvez vous nous présenter votre société et votre parcours ?

OKIO : Okio est née de l’association de deux photographes professionnels et d’une commerciale. La société propose reportages, prises de vues en studio, portraits…une solution photographique globale aux entreprises ou collectivités locales. Bertrand vient de la presse et Christophe de la publicité. Carine a une expérience de quinze années en régie publicitaire et connait parfaitement les rouages de la communication.

MF : Qu’est-ce qui vous a décidé à créer votre entreprise ?

OKIO : L’idée de maitriser au mieux la chaine de production de nos photos et la volonté de limiter les intermédiaires avec les clients. Enfin, pour nos photographes, se dégager des tâches commerciales afin d’être totalement disponibles pour les prises de vues et la post-production.

MF : Être chef d’entreprise a ses avantages… Lesquels préférez vous ?

OKIO : La liberté d’entreprendre, la maitrise d’une qualité optimale de nos images, la satisfaction de nos prestataires.

MF : Et concernant les inconvénients ?

OKIO : Une réactivité de tous les instants, ce qui peut être parfois angoissant lorsque les décisions trainent dans le temps.

MF : Vous utilisez MyFacture pour votre entreprise. Pourquoi ce choix ?

OKIO : Pour sa réactivité, justement ! Un partenaire rapide, efficace et de confiance, ce que nous offrons à nos clients, MyFacture nous le propose avec rigueur et professionnalisme.

MF : Merci Okio

Pour en savoir plus sur l’agence OKIO et découvrir ses réalisations, www.okio-image.fr

Une facture doit désormais obligatoirement comporter les informations suivantes :

- Les nom et adresse des parties (obligatoires pour que le client puisse récupérer la TVA),
Il peut s’agir de:
* votre nom si vous ne possédez pas de nom commercial ,
* votre dénomination sociale si vous avez créé une société: dans ce cas doivent apparaitre le type de société créée et le montant de votre capital social.
- le n° RCS (registre du commerce et des sociétés) suivi du nom de la ville où se trouve le greffe où est immatriculée l’entreprise, ou le n° de Répertoire des Métiers,
- la forme juridique,
- le capital social de l’assujetti et du client facturé.
- Le n° d’identification de TVA de l’assujetti : ce numéro devra figurer sur la facture, que l’opération soit réalisée en France, à destination d’un autre état membre, ou à l’exportation (Pour les entreprises françaises : FR + 2 chiffres + n° de SIREN de l’entreprise).
- Le n° d’identification de TVA du client (facultatif pour les opérations effectuées en France) : en cas d’échange intracommunautaire, le n° d’identification du client doit être indiqué, complété de la mention : « exonération de TVA, art. 262 ter-1 du code général des impôts ».
- La date de délivrance de la facture : dès que la vente est réalisée, ou la prestation exécutée, le client doit être facturé.
- Le n° de la facture: la numérotation des factures est unique et continue, à partir d’une ou plusieurs séries (en fonction des catégories de clients).
- La dénomination précise (nature des articles et caractéristiques servant à identifier le produit).
- Le prix unitaire et la quantité (en unités, poids, ou en volume) des biens livrés ou de la prestation.
- La date de livraison des biens ou de l’achèvement de la prestation de service.
- Les éventuels rabais, remises, escomptes.
- Les taux de TVA applicables et le montant de la TVA à payer :
* Le prix unitaire hors TVA de chaque produit;
* Le taux de TVA par produit;
* Le total Hors Taxe des produits soumis au même taux de TVA si différents taux sont applicables;
* Le montant total du prix HT , de la TVA et du prix TTC.

Les mentions relatives ne concernent pas les entreprises exonérées de TVA. Dans ce cas, préciser sur les factures: « Exonération de TVA, art.262 ter-1 du CGI » – « TVA non applicable , art 293 B du CGI ».

Pour les entreprises autorisées à acquitter la TVA d’après les débits (prestataires de services), la mention  » TVA payée sur les débits  » doit être portée sur les factures.

Les conditions d’escompte pour un paiement anticipé : si l’entreprise n’accorde pas d’escompte, elle doit le faire figurer sur sa facture.

L’article L441-3 code de commerce ajoute l’obligation de fournir la date à laquelle le règlement doit intervenir, qui doit préciser le jour, le mois et l’année.

Il est conseillé d’y ajouter les conditions de règlement ainsi que le taux de pénalités de retard surtout si vous n’avez pas annexé de conditions de ventes ou de contrat à votre facture.

Les délais de paiement : le délai est de 30 jours suivant la réception du produit ou de la prestation, sauf dispositions contraires mentionnées dans les conditions générales de vente (voir art. L. 441-6 du code de commerce). Le règlement est réputé réalisé à la date à laquelle les fonds sont mis, par le client, à la disposition du bénéficiaire ou de son subrogé.

Pénalités de retard : le taux de ces pénalités peut être déterminé contractuellement, sinon c’est le taux de la Banque Centrale Européenne, majoré de 7 points, qui s’applique. Le taux ne peut en aucun cas être inférieur à 1,5 fois le taux légal. Les pénalités de retard sont exigibles sans rappel préalable (voir art. L. 441-6 du code de commerce).

Adhésion à un centre ou une association de gestion agréés : pour bénéficier de l’abattement fiscal lié à cette adhésion, il faut indiquer que vous acceptez le paiement par chèque en ajoutant la mention :  » Acceptant le règlement des sommes dues par chèques libellés à son nom en sa qualité de membre d’un centre de gestion agréé par l’administration fiscale « .

Notez bien que toute mention manquante ou inexacte peut faire l’objet d’une amende de 15 € , sous réserve que cette dernière n’excède pas le quart du montant de la facture litigieuse (article 1737 II du CGI).

Régime fiscal Micro entreprise (franchise en base de TVA): vous ne facturez pas la TVA. Vos factures doivent alors porter la mention  » T.V.A. non applicable, article 293 B du CGI « .

Le Décret n° 2003-632 du 9 juillet 2003 transpose cette directive dans le droit français. Le nouvel article 289 du CGI renvoie pour la fixation de la liste des mentions obligatoires à porter sur les factures au 1er juillet 2003 à un décret en Conseil d’État qui a été publié le 9 juillet 2003.

Aujourd’hui, nous laissons la parole à Frédéric Martinet, architecte urbaniste et utilisateur de la première heure de MyFacture.

MF : Bonjour Frédéric, pouvez vous nous présenter votre société et votre parcours ?

FM : FMAU est une agence d’architecture créée en 2005, dans une région rurale, le Limousin. Ce choix s’explique par deux raisons : des qualités paysagères exceptionnelles, et une absence notoire de jeunes architectes. Les travaux de l’agence explorent un panorama large, depuis la très grande échelle territoriale jusqu’au détail architectural. L’intime entrelacement de ces échelles nourrit le projet, le façonne, et le fabrique.

MF : Qu’est-ce qui vous a décidé à créer votre entreprise ?

FM : Pour signer un projet, c’est à dire en être l’auteur, il faut créer un agence, soit comme libéral, ce qui est mon cas, soit sous forme de société.

MF : Être chef d’entreprise a ses avantages… Lesquels préférez vous ?

FM : La liberté de mouvement et la souplesse du rythme de travail. Bien qu’ayant le siège de mon agence à Brive, je viens d’ouvrir un deuxième bureau à La Rochelle. Je partage donc mon temps entre les 2 agences. Je passe pas mal de temps en déplacement, notamment dans les trains.

MF : Et concernant les inconvénients ?

FM : La profession d’architecte vit une époque intéressante, à la fois magnifiée par l’engouement pour une architecture publique toujours plus audacieuse, plus innovante, plus folle menée par une quinzaine de grandes agences internationales et leurs architectes stars. Mais elle connaît aussi un pendant plus rude, avec une systématisation des procédures judiciaires contre les architectes, tendance procédurière qui touche aussi d’autres professions, comme les médecins par exemple.

MF : Vous utilisez MyFacture pour votre entreprise. Pourquoi ce choix ?

FM : Pour ne pas avoir à utiliser des logiciels complexes comme Ciel, peu adaptés à ma profession, et pour disposer d’un outil plus simple qu’un modèle Excel. En outre, nous autres architectes avons toujours des scrupules à relancer les clients avec des retards de paiement, du fait de la relation au long cours d’un projet, qui s’étale sur plusieurs mois, voire plusieurs années. L’intérêt de Myfacture, c’est que le logiciel gère automatiquement des échéances de relances, avec un modèle de lettre simple et efficace. La dernière fonction concerne la possibilité de gérer les facturations en cours et d’avoir une vision immédiate du CA en temps réel. Sans parler de la sauvegarde des fichiers sur les serveurs du site, qui permet d’accéder à mes données partout et à tout moment.

MF : Merci Frédéric.

Pour en savoir plus sur l’agence FMAU et découvrir ses réalisations, rendez-vous sur son site web.

Le Centre d’Accompagnement et de Formation des Entrepreneurs (CAFE) est un organisme de formation dédié aux porteurs de projet et aux jeunes chefs d’entreprise, et propose des formations sur place ou à distance sur les thèmes qui concernent les entrepreneurs : Gestion, Commercial, Droit, RH, Bureautique…

L’agence de presse du CAFE vous permet simultanément de recevoir des conseils pour la création d’entreprise, dispensés par des professionnels, dans le cadre de son nouveau « Kit de com’ ». Ce dispositif, particulièrement adapté aux jeunes entrepreneurs et aux TPE, a pour objectif de vous aider rapidement à assurer le développement de votre entreprise, de communiquer efficacement, d’améliorer votre visibilité , de gérer au mieux votre chiffre d’affaire…

Ce kit de communication pour jeunes entrepreneurs vous donne, dans un premier temps , les outils en main pour construire efficacement la notoriété de votre entreprise.

Les logiciels de facturation sont de plus en plus nombreux sur le marché: divers et variés, gratuits ou payants, ces solutions logicielles sont souvent mal adaptées aux sociétés de services, avec des outils bureautiques (traitement de texte, tableur) inappropriés à la facturation.

La solution de facturation en ligne, interactive et collaborative, mise sur une interface simple et conviviale, permet d’éviter les erreurs liées à des solutions inadaptées, les risques liés à la sauvegarde informatique, les procédures de saisie répétitives et contraignantes, et le peu de vue d’ensemble.

Contrairement au logiciel de facturation qu’il est nécessaire d’acheter puis d’installer sur un ordinateur pour pouvoir l’utiliser, la facturation en ligne résout les problèmes d’accessibilité, puisque votre site dédié sera instantanément disponible depuis tout ordinateur relié à internet.

Une panne quelconque de l’ordinateur sur lequel est installé un logiciel de facturation rend les données, à défaut d’être perdues, du moins momentanément inaccessibles, gelant l’activité professionnelle. En cas de vol ou autre incident, la perte est souvent irrémédiable.

L’entreprise utilise des postes fixes… L’ordinateur portable étant resté au bureau et vous êtes en rendez vous chez un client, prêt à signer… Il serait dommage de passer à coté d’une opération commerciale immédiate.

Aussi, contrairement aux logiciels de gestion, la facturation en ligne fait profiter les souscripteurs d’une mobilité totale.

En effet, puisqu’il s’agit de facturation sur Internet, MyFacture est accessible en permanence depuis tout ordinateur (PC ou Mac) et ne requiert aucune installation: seule une connexion Internet est nécessaire.

Les fonctions de l’application restent classiques mais n’en oublient pas moins d’être complètes.
L’objectif de myfacture.com est de fournir, par le biais d’un site internet, une solution de gestion commerciale à la portée de tous.

Outre les traditionnels outils de création de clients, devis et factures, avoirs et bons de livraison qui ne requièrent que quelques clics, MyFacture  fournit un outil extrêmement simple à paramétrer et à utiliser pour personnaliser le compte de facturation pour votre entreprise selon vos souhaits (logo, en-tête et pied de page…)

La facturation en ligne n’aura jamais été aussi simple et abordable pour :
- Automatiser toutes les procédures liées à la gestion commerciale
- Proposer un tableau de bord et un calendrier permettant de visualiser en temps réel l’ensemble de son activité,
- créer un catalogue produits et un catalogue services,
- convertir les devis en factures puis les factures en bons de livraison,
- gérer automatiquement les relances, et les factures récurrentes
- envoyer devis et factures par e-mail mais aussi par courrier via l’offre « facteur » disponible directement sur le site.

La facturation en ligne peut accompagner tout type de professionnels avec une ergonomie déconcertante.

MyFacture se présente d’abord sous la forme d’un site internet, permettant au client de s’inscrire au service.

Ceci fait, l’utilisateur dispose d’un site personnalisé (nom-de-l-entreprise.myfacture.com) qui lui permet d’accéder directement à son interface de gestion, et permet également aux clients de régler leurs factures ou d’entrer en relation avec l’utilisateur pour les aspects liés à la gestion commerciale.

Ouvrez un compte gratuit (30 jours offerts afin de découvrir et tester MyFacture) pour suivre vos actions commerciales et gérer votre facturation en ligne, en quelques clics.

Pour cette raison, le code du commerce a prévu dans son article L. 442-6, I 5° qu’une entreprise doit respecter certaines règles et des délais suffisamment longs si elle souhaite mettre fin à une relation commerciale établie depuis longtemps.

Les raisons qui peuvent amener à rompre une relation d’affaires formalisée ou non par un contrat sont multiples: défaut de paiement, délais de livraison trop importants, retards, non exécution partielle des prestations, quantités demandées insuffisantes, la rupture n’étant toutefois pas obligatoirement motivée.
Le préavis doit être suffisamment long et notifié par écrit pour éviter une rupture brutale, en tenant compte de la durée de la relation commerciale.

Sont considérés comme rupture brutale le non renouvellement d’un contrat annuel renouvelé depuis 10 ans et la réduction du volume des commandes sans l’avoir actée préalablement auprès du fournisseur.Une entreprise qui rompt de manière brutale la relation commerciale, qu’elle soit totale ou partielle, peut être attaquée en justice par son ancien partenaire, selon l’arrêt rendu le 6 octobre 2005 par la Cour de Cassation (n°03-20187) , et donner lieu au versement de dommages et intérêts. L’auteur de la rupture engage de ce fait sa responsabilité et doit réparation.

Depuis 2001, les dommages subits par les partenaires, fournisseurs ou clients sont pris en considération en tant que préjudice subi par l’entreprise fournisseuse en cas de rupture brutale de la relation commerciale, selon la loi sur les nouvelles relations économiques. Cependant, l’entreprise se portant victime doit impérativement avoir respecté les conditions stipulées dans le contrat la liant à son client pour prétendre à une quelconque indemnisation.

Les factures suffisent à établir l’existence d’une relation en cas d’absence de contrat, et renseignent sur la durée de l’échange commercial. Elles peuvent donc servir de support pour fixer un délai de préavis, obligatoire même s’il est justifié par un changement de situation, d’une durée suffisante pour éviter la rupture brutale, c’est à dire risquer de mettre son partenaire commercial en situation de danger.

Le préavis fixé par un accord interprofessionnel ou arrêté ministériel propre au secteur d’activité consiste en un délai minimal.
La durée fixée sur le contrat ne fait pas toujours acte de garantie suffisante, le juge de la cour d’appel , se basant sur des critères économiques, peut donc parfaitement apprécier une durée proportionnelle à la dépendance entre les deux parties, ou en fonction de l’offre propre à ce secteur d’activité (Chambre commerciale, 2 décembre 2008, pourvoi n°08-10731), s’il a été démontré l’existence d’une relation commerciale établie.

Les durées retenues pour établir cette relation varient de 1 an et demi minimum à 30 ans, la qualité des rapports commerciaux entre également en ligne de compte
(progression du chiffre d’affaires, succession de bons de commandes ou flux régulier de commandes sur 2 ans). Une succession de contrats ponctuels peut parfois suffire à caractériser une relation établie.

Le meilleur moyen de se prémunir des relations conflictuelles reste encore de formaliser les échanges avec le donneur d’ordre de manière régulière par des courriers signifiant l’historique des échanges, le chiffre d’affaire réalisé entre les deux parties, les prévisions d’activité,les perspectives de commandes futures afin de préserver l’entente et assurer la pérennité de la relation, si aucun contrat n’a été écrit.

Obligatoire dès qu’elle concerne un achat ou une vente de biens, produits ou services pour une activité professionnelle, la facture est le document comptable descriptif qui atteste l’opération commerciale, afin de protéger officiellement l’acheteur, comme le vendeur : elle est une preuve préétablie.

La facture doit faire apparaître la désignation des marchandises ou prestations, les frais, TVA et délais de paiement, l’identité du vendeur et celle de l’acheteur.

Délivrée en double exemplaire dès la réception des produits ou l’achèvement de la prestation de service demandés, elle implique, à sa réception, l’obligation de payer à échéance, et doit donc être comptabilisée à partir du jour de règlement.

En plus des Mentions Obligatoires que doit comporter la facture, ses fonctionnalités diverses permettent de tenir la comptabilité de l’entreprise.

Toute mention spécifique doit apparaitre explicitement: en cas de mention manquante ou inexacte, l’entreprise est tenue d’indemniser le client d’une amende de 15 euros par mention, l’amende par facture étant toutefois plafonnée au quart de son montant total.

Notez bien qu’une facture pro forma n’est pas une facture définitive: elle ne constitue qu’un document provisoire. Seule la facture définitive sert de preuve d’achat et de vente.

Comptabilisation des factures selon les normes françaises

Pour la comptabilité des factures, il faut tout d’abord tenir compte, à réception de la facture, de la date de paiement (comptant ou non) ainsi que du taux de TVA appliqué.

D’un point de vue comptable, il existe trois types de factures distinctes:
- La facture courante ( ou simple ), émise lors d’achat ou de vente de produits ou services, est soumise au taux de TVA de 19,6%. Si l’échéance de la facture courante est retardée, elle n’est donc pas enregistrée sur le compte bancaire ou la caisse de l’entreprise, et peut dans ce cas être constatée en qualité de créance pour le client, ou de dette pour le fournisseur.
- La facture composée supporte certains flux spécifiques : un escompte, des frais de port ou encore des frais d’emballage si ces derniers sont considérés comme récupérables.
- La facture d’avoir est établie en double exemplaire en cas de retour de marchandise, d’oubli de remise sur la première facture ou de paiement anticipé du client (escompte). Les mentions sont identiques à celles de la facture de « doit », complétées des mentions « Avoir », ainsi que des montants HT de la remise consentie par le vendeur, et de la TVA correspondant à ce montant.

Délais de paiement

En France, les échéances de règlement sont fixés à 30 jours en l’absence de convention spécifique convenue et mentionnée sur la facture par les parties (8ème alinéa de l’article L. 441-6 du code de commerce), et ne peuvent dépasser 45 jours fin de mois, ou 60 jours à compter de la date d’émission de la facture.

Les retards de paiement étant préjudiciables aux acteurs économiques, les créanciers peuvent demander des intérêts de retard fixés contractuellement, ou selon le taux de refinancement de la Banque Centrale Européenne + 10points, soit 1+10=11% depuis le 13 mai 2009.

Des délais spécifiques sont appliqués concernant les produits alimentaires périssables (20 ou 30 jours selon le type de produit), ainsi que dans les secteurs du transport routier et de la location de véhicules où le délai maximum de paiement est limité à 30 jours.

Selon les décrets n° 2009-1169, 2009-1170, 2009-1171, et 2009-1172 du 1er Oct 2009 parus dans le Journal Officiel du 3 octobre 2009, et le décret n° 2009-1174 du JO du 4 octobre 2009 , 5 filières supplémentaires s’ajoutent à la liste des secteurs autorisés à pratiquer des délais de paiement plus longs que le délai légal.

Le nouveau plafond légal de ces délais de paiement s’applique également au sein des sociétés d’un même groupe, selon la position adoptée par la cour de cassation dans l’arrêté du 24 mars 1999, selon laquelle « Ces délais de paiement s’imposent à tout producteur, revendeur ou prestataire de service et doivent s’appliquer aux transactions commerciales concernant deux sociétés dépendant du même groupe ».