Ces délais de paiement engendrent bien souvent une problématique récurrente dans les entreprises : les statistiques montrent qu’environ 6 entreprises sur 10 ont systématiquement besoin d’être relancées pour payer une facture.

Les impayés représentent souvent des sommes très importantes qui fragilisent les entreprises en réduisant leur trésorerie.

Le recouvrement peut se définir comme le processus de récupération des sommes dues.

Une entreprise qui n’est pas payée par ses clients dans les délais cherche à recouvrer ses impayés. Elle met donc en place une action de recouvrement sous forme de relances écrites, téléphoniques et parfois même de visites domiciliaires.

Les conditions de recouvrement d’impayés impliquent de disposer de titres privés le justifiant :
- De factures certifiées conformes (comportant toutes les informations obligatoires)
- Des impayées découlant de contrats de vente ou d’entreprise : bons de commande, bons de livraison… (tout document contractuel)
- D’un devis accepté et signé par le client.
- Un chèque impayé, une lettre de change impayée (acceptée ou non), un billet à ordre impayé, une reconnaissance de dette.

Dans un tel contexte, MyFacture vous permet de mettre en place des échéances de paiement et des relances régulières ou ponctuelles, en fonction de votre organisation et de vos besoins, dès la création d’une facture.

Le tableau de bord identifie vos retards de paiement, et en quelques clics, l’envoi d’une relance permet d’alerter vos clients et collaborateurs.

Avant, ou après échéance, la relance de factures par mail ou par courrier vous permet de réduire les retards de paiements de vos clients :
- Éviter les causes de non-paiement (traiter au plus vite les litiges éventuels),
- Dissuader les mauvais payeurs en faisant preuve d’organisation et de rigueur,
- Accélérer les règlements.

Pour vous prémunir, pensez à mentionner toutes vos conditions, délais de paiement , pénalités de retard dans les Conditions Générales de Vente de votre société.

Afin de pouvoir faire courir les intérêts au taux légal en cas de non paiement, vous devez adresser à votre débiteur une lettre de mise en demeure. Ce courrier a une valeur juridique puisqu’il apporte la preuve d’une plainte pour un préjudice causé par le retard de paiement. Une lettre de mise en demeure peut être évitée si vous prévoyez, dans le contrat mentionnant la dette, que le débiteur sera mis en demeure par la seule échéance du terme.

Avant d’entamer toute procédure judiciaire pouvant s’avérer abusive (dépose du dossier à une étude d’huissier avec copie des factures, décomptes, lettres adressées … Ou en cas de recours à un magistrat), il est toujours préférable d’engager directement une négociation amiable et courtoise avec le débiteur . Cette première phase permet d’agir rapidement et d’éviter les frais supplémentaires.

En l’absence de réponse du débiteur, il vous faudra saisir le tribunal d’instance ou de commerce par la voie de l’injonction de payer à laquelle vous devrez joindre le contrat ou la reconnaissance de dette. L’envoi d’une lettre d’injonction en recommandé doit être réservée aux cas ne présentant pas, a priori, de contestation quant à la valeur ou à la réalité de la prestation fournie.

L’article 1153 du code civil exige une interpellation suffisante pour exiger le paiement de dommages-intérêts et faire courir les intérêts légaux :
 » Dans les obligations qui se bornent au paiement d’une certaine somme, les dommages-intérêts résultant du retard dans l’exécution ne consistent jamais que dans la condamnation aux intérêts au taux légal, sauf les règles particulières au commerce et au cautionnement.
Ces dommages et intérêts sont dus sans que le créancier soit tenu de justifier d’aucune perte.
Ils ne sont dus que du jour de la sommation de payer, ou d’un autre acte équivalent telle une lettre missive s’il en ressort une interpellation suffisante, excepté dans le cas où la loi les fait courir de plein droit.
Le créancier auquel son débiteur en retard a causé, par sa mauvaise foi, un préjudice indépendant de ce retard, peut obtenir des dommages et intérêts distincts des intérêts moratoires de la créance. »

la directive 2000/35/CE du 29 juin 2000 du Parlement européen concernant la lutte contre le retard de paiements dans les transactions commerciales définit un délai de référence, fixé à trente jours, qui prend effet à la date de réception de la facture ou des marchandises.

En cas de retard de paiements, le paiement des intérêts à titre de pénalité commence automatiquement. Dans la zone euro, un taux d’intérêt unique est fixé sur la base d’un taux de 7 % auquel s’ajoute le taux appliqué par la Banque centrale européenne.

En octobre 2006, le taux des pénalités de retard applicable en cas de règlement tardif d’une facture est 10,25 %. Ce taux de droit commun est égal au taux de refinancement de la Banque centrale européenne majoré de 7 points. Il s’applique, à moins d’une stipulation différente du fournisseur dans ses conditions générales de vente.

Le taux d’intérêt légal est fixé à 0,65 % pour l’année 2010 (il était de 3,79% en 2009). Le taux d’intérêt applicable aux demandes de paiement fractionné ou différé des droits d’enregistrement est porté à 0,60 %. Ce taux est toutefois réduit des 2/3 pour certaines transmissions d’entreprise.(Décret 2010-127 du 10 février 2010, JO du 11, p. 2443)
Il s’applique, à moins d’une stipulation différente du fournisseur dans ses conditions générales de vente.

Selon l’enquête 2009 sur les comportements de paiements, réalisée par l’Association Française des Crédit managers et conseils (AFDCC), le Nombre de Jours de Crédit clients (NJC , ou DSO : Days Sales Outstanding ) est généralement réduit de plus de 10 jours (consulter l’article sur ce thème sur le Blog de MyFacture) .

Pour les particuliers qui n’exercent pas de profession commerciale, les paiements en espèces sont autorisés pour toute transaction dont le montant TTC ne dépasse pas 3000 euros. Au-delà, le paiement par chèque barré d’avance, virement bancaire ou postal, carte de paiement ou de crédit est obligatoire.
Toutefois, le paiement d’un acompte en espèces est possible dans la limite de 460 euros.

Le non respect de cette règle peut entraîner une amende pouvant atteindre 15.000 € g en cas de paiement en espèces d’un bien ou d’un service de plus de 3.000 €. Le règlement de cette amende « incombe pour moitié au particulier non commerçant qui a effectué le règlement et au vendeur de bien ou au prestataire de services qui l’a accepté, chacun étant solidairement tenu d’en assurer le règlement total. » (articles 1649 quater B et 1749 du Code Général des Impôts).

Par ailleurs, en cas de paiement en billets et pièces, il appartient au débiteur de faire l’appoint (article L 112-5 du Code monétaire et financier).

Commerçants

Les personnes exerçant une profession à caractère commercial doivent payer par chèque lorsque le montant du règlement dépasse la somme de 1100 euros, et ne peuvent verser aucun acompte en espèces, hormis pour les salaires.

Les artisans et professions libérales qui restent soumis à la limite des 3000 euros ne sont pas concernés.

En principe, les professionnels sont tenus d’accepter les paiements en espèces s’ils sont faits en euros, et si la transaction payée n’excède pas ce montant maximum fixé à 3000 €. Mais ils sont en droit de refuser des espèces suspectées d’être de la fausse monnaie.

De plus, L’article 11 du règlement CE n° 974/98 du 3 mai 1998 précise que « À l’exception de l’autorité émettrice et des personnes spécifiquement désignées par la législation nationale de l’État membre émetteur, nul n’est tenu d’accepter plus de cinquante pièces lors d’un seul paiement ».

Un problème se pose cependant lorsque le client désire payer une somme modique avec une grosse coupure. En effet, deux textes contradictoires peuvent s’appliquer:
- Le commerçant peut invoquer l’article L112-5 du Code monétaire et financier qui oblige le client à faire l’appoint.
- Le client quant à lui peut opposer l’article R642-3 du Code pénal qui énonce que « le fait de refuser de recevoir des pièces de monnaie ou des billets de banque ayant cours légal en France selon la valeur pour laquelle ils ont cours est puni de l’amende prévue pour les contraventions de la 2ème classe ».

Paiement des salaires

Selon l’article L. 112-6 du code monétaire et financier, la perception de son salaire en espèces est autorisée lorsqu’il est inférieur à 1 500 euros (montant fixé par décret n° 85-1073 du 07 octobre 1985 modifié – article 1er). Au delà de cette somme le salaire doit être payé en monnaie fiduciaire, soit par chèque barré, soit par virement à un compte bancaire ou postal.

Une facture doit désormais obligatoirement comporter les informations suivantes :

- Les nom et adresse des parties (obligatoires pour que le client puisse récupérer la TVA),
Il peut s’agir de:
* votre nom si vous ne possédez pas de nom commercial ,
* votre dénomination sociale si vous avez créé une société: dans ce cas doivent apparaitre le type de société créée et le montant de votre capital social.
- le n° RCS (registre du commerce et des sociétés) suivi du nom de la ville où se trouve le greffe où est immatriculée l’entreprise, ou le n° de Répertoire des Métiers,
- la forme juridique,
- le capital social de l’assujetti et du client facturé.
- Le n° d’identification de TVA de l’assujetti : ce numéro devra figurer sur la facture, que l’opération soit réalisée en France, à destination d’un autre état membre, ou à l’exportation (Pour les entreprises françaises : FR + 2 chiffres + n° de SIREN de l’entreprise).
- Le n° d’identification de TVA du client (facultatif pour les opérations effectuées en France) : en cas d’échange intracommunautaire, le n° d’identification du client doit être indiqué, complété de la mention : « exonération de TVA, art. 262 ter-1 du code général des impôts ».
- La date de délivrance de la facture : dès que la vente est réalisée, ou la prestation exécutée, le client doit être facturé.
- Le n° de la facture: la numérotation des factures est unique et continue, à partir d’une ou plusieurs séries (en fonction des catégories de clients).
- La dénomination précise (nature des articles et caractéristiques servant à identifier le produit).
- Le prix unitaire et la quantité (en unités, poids, ou en volume) des biens livrés ou de la prestation.
- La date de livraison des biens ou de l’achèvement de la prestation de service.
- Les éventuels rabais, remises, escomptes.
- Les taux de TVA applicables et le montant de la TVA à payer :
* Le prix unitaire hors TVA de chaque produit;
* Le taux de TVA par produit;
* Le total Hors Taxe des produits soumis au même taux de TVA si différents taux sont applicables;
* Le montant total du prix HT , de la TVA et du prix TTC.

Les mentions relatives ne concernent pas les entreprises exonérées de TVA. Dans ce cas, préciser sur les factures: « Exonération de TVA, art.262 ter-1 du CGI » – « TVA non applicable , art 293 B du CGI ».

Pour les entreprises autorisées à acquitter la TVA d’après les débits (prestataires de services), la mention  » TVA payée sur les débits  » doit être portée sur les factures.

Les conditions d’escompte pour un paiement anticipé : si l’entreprise n’accorde pas d’escompte, elle doit le faire figurer sur sa facture.

L’article L441-3 code de commerce ajoute l’obligation de fournir la date à laquelle le règlement doit intervenir, qui doit préciser le jour, le mois et l’année.

Il est conseillé d’y ajouter les conditions de règlement ainsi que le taux de pénalités de retard surtout si vous n’avez pas annexé de conditions de ventes ou de contrat à votre facture.

Les délais de paiement : le délai est de 30 jours suivant la réception du produit ou de la prestation, sauf dispositions contraires mentionnées dans les conditions générales de vente (voir art. L. 441-6 du code de commerce). Le règlement est réputé réalisé à la date à laquelle les fonds sont mis, par le client, à la disposition du bénéficiaire ou de son subrogé.

Pénalités de retard : le taux de ces pénalités peut être déterminé contractuellement, sinon c’est le taux de la Banque Centrale Européenne, majoré de 7 points, qui s’applique. Le taux ne peut en aucun cas être inférieur à 1,5 fois le taux légal. Les pénalités de retard sont exigibles sans rappel préalable (voir art. L. 441-6 du code de commerce).

Adhésion à un centre ou une association de gestion agréés : pour bénéficier de l’abattement fiscal lié à cette adhésion, il faut indiquer que vous acceptez le paiement par chèque en ajoutant la mention :  » Acceptant le règlement des sommes dues par chèques libellés à son nom en sa qualité de membre d’un centre de gestion agréé par l’administration fiscale « .

Notez bien que toute mention manquante ou inexacte peut faire l’objet d’une amende de 15 € , sous réserve que cette dernière n’excède pas le quart du montant de la facture litigieuse (article 1737 II du CGI).

Régime fiscal Micro entreprise (franchise en base de TVA): vous ne facturez pas la TVA. Vos factures doivent alors porter la mention  » T.V.A. non applicable, article 293 B du CGI « .

Le Décret n° 2003-632 du 9 juillet 2003 transpose cette directive dans le droit français. Le nouvel article 289 du CGI renvoie pour la fixation de la liste des mentions obligatoires à porter sur les factures au 1er juillet 2003 à un décret en Conseil d’État qui a été publié le 9 juillet 2003.

Cette édition qui attendait plus de 70 000 visiteurs a été, encore une fois, riche en conférences et débats.

Les interviews des personnalités présentes, ainsi que de chefs d’entreprises sont en ligne sur le site du Salon, et nous vous invitons à regarder l’intervention de Frédéric Coulais, Fondateur de MyFacture:

Vidéo de Présentation MyFacture

Facture pro forma Definition

Elle se présente comme une facture commerciale classique, mais la mention « pro forma » remplace le numéro de la facture. Elle est destinée à l’acheteur qui en a besoin, dans certains cas, pour pour obtenir l’autorisation d’importer la marchandise ou pour se procurer des devises pour procéder au règlement.

La facture commerciale

La facture commerciale fait office de contrat de vente. Elle est établie lorsque la commande a été passée par le fournisseur et se substitue alors à la facture pro forma. Elle doit répondre à la législation française mais également à celle du pays où se situe votre acheteur.
La facture commerciale reprend les différents éléments de l’offre. Elle doit quelque fois être rédigée dans la langue de l’acheteur ou, à défaut, en anglais. Toutes les factures export comportent le cachet de l’entreprise ainsi qu’une signature, elles sont en Hors Taxes.

Elle doit être précise, et comporter toutes les mentions obligatoires prévues sur les factures françaises, mais en plus:

A destination de l’Europe , les factures doivent comporter les mentions suivantes :
- Le numéro d’identifiant TVA du vendeur ET du client,
- Le numéro de nomenclature douanière des produits ,
- La mention : « Matériel d’origine française (ou du pays d’origine) »
- La mention : « Exonération de TVA, article 262-ter 1 du Code Général des Impôts ».

Vous trouverez sur ce site la structure des numéros de T.V.A. intracommunautaires propre à chaque Etat membre de l’Union européenne : Numéro de T.V.A. intracommunautaire

A destination hors Europe, les factures doivent comporter les mentions suivantes :
- La mention : « Matériel d’origine française (ou pays d’origine), destiné à l’exportation et facturé en exonération de TVA »
- La mention : « Facture certifiée sincère, véritable et conforme à nos livres pour un montant de (indiquer montant en toutes lettres) »

La facture consulaire et la facture douanière

Elle est réclamée par la douane de certains pays. Il s’agit de formulaires à remplir par l’exportateur. On les obtient auprès des services consulaires ou auprès de libraires spécialisés.

Document établi par le vendeur d’une marchandise en vue de fournir à la douane du pays importateur tous les éléments dont elle a besoin pour l’identification et la tarification de la marchandise (uniquement requise par certains pays).

La facture consulaire, appelée ainsi car elle doit généralement, pour être valable aux yeux de la douane du pays auquel les marchandises correspondantes sont destinées, comporter le visa des autorités consulaires qui représentent ce pays dans celui de l’exportateur.
Les consulats de France de ces pays fournissent, à titre onéreux, les formulaires et délivrent le visa afférent, moyennant une redevance.

La facture douanière récapitule les données destinées à déterminer la valeur en douane, et par conséquent, le montant des appositions afférentes. En principe, elle fait apparaître le prix de vente sur le marché du pays d’exportation et dans certains cas, l’origine de la marchandise.
Ce type de facture étant destiné principalement aux autorités d’Etat appartenant au Commonwealth, il est conseillé, et parfois obligatoire, de la rédiger en anglais. Aucun visa consulaire n’est à apposer.
Elle est demandée par l’acheteur et doit être établie sur un imprimé spécial et nécessite des mentions obligatoires.

L’établissement de la facture douanière ou consulaire ne dispense pas de produire la facture commerciale qui est toujours obligatoire.

Documents complémentaires d’accompagnement des factures

Votre acheteur étranger ou la douane de son pays demandent parfois des documents complémentaires accompagnant les factures :

- Une décomposition du prix (prix de la marchandise, prix de l’assurance, coût du fret) et une attestation de sincérité du prix,
- L’origine exacte de la marchandise (certificat de circulation attestant l’origine communautaire de vos produits lorsqu’il y des relations préférentielles entre le pays d’arrivée et l’Union européenne). Vous pouvez obtenir ce certificat d’origine via Internet sur :webcoronline.com
- Le visa de la facture par un organisme public (Chambre de commerce et d’industrie dont dépend votre entreprise par exemple),
- La signature de l’exportateur,
- Un certificat d’inspection (délivré par des sociétés spécialisées ayant reçu mandat de l’Etat destinataire d’effectuer un contrôle de qualité et de quantité des produits avant expédition),
- Un certificat de conformité des marchandises aux normes du pays destinataire.

Votre transitaire peut établir ces divers documents pour votre compte.

Le site de la Chambre de commerce et d’industrie comporte une FAQ détaillée, entièrement dédiée aux exportateurs : L’exportateur.com.

L’escompte est une réduction financière accordée en cas de règlement comptant. En d’autres termes, c’est la somme déduite à un débiteur qui acquitte sa dette avant l’échéance.

Exemple d’une opération d’escompte: Une personne prête une certaine somme d’argent, pour être remboursée de cette somme plus intérêts (valeur nominale) fixés à l’issue d’une certaine date (date d’échéance). Si cette personne souhaite être remboursée avant la date d’échéance, elle devra renoncer à une partie des intérêts et donc recevoir une somme inférieure à la valeur nominale. La différence de la valeur nominale et de la somme perçue s’appelle l’escompte.
Celui ci n’est donc lié qu’au délai de paiement.

Par extension, on appelle escompte la technique par laquelle le bénéficiaire d’un effet de commerce le négocie, avant son échéance, auprès d’un établissement de crédit afin d’obtenir des liquidités dont le montant correspond à celui de la créance moins les agios perçus par la banque.
C’est pourquoi on assimile le taux d’escompte à un taux d’intérêt (calculé à rebours).

L’escompte ne peut pas être assimilé au rabais: le rabais est lié à une opération commerciale alors que l’escompte n’est relatif qu’à une opération financière.

Les rabais, remises et ristournes sont des réductions sur ventes accordées.

Le rabais
En comptabilité, le rabais est une réduction commerciale exceptionnelle du prix de vente accordée au client pour un défaut de qualité des produits de conformité de la commande aux caractéristiques prédéfinies ou d’un retard de livraison.
Un rabais est accordé à la facturation ou après facturation (avoir).
Le rabais accordé à la facturation n’apparaît pas en comptabilité. Le rabais après facturation est constaté par une facture d’avoir qui atteste de la créance du fournisseur. Le rabais est une réduction de prix au même titre que les ristournes (pour vente d’un certain volume) et les remises oubliées sur facture.

Une remise est une réduction commerciale habituelle accordée en fonction des quantités achetées, dans le cadre d’une opération promotionnelle ou suivant la qualité du client. Généralement, ces remises sont accordées aux clients qui achètent des quantités importantes.
Plus la quantité commandée d’un bien est élevée, plus la remise sera élevée et le prix avantageux. Par exemple : 2 pour le prix d’ 1…c’est également ce que l’on appelle « Une économie d’échelle ».

La ristourne est une réduction de prix accordée sur le montant global des ventes faites avec un même tiers-client ou fournisseur pendant une période déterminée (mois, trimestre, semestre…). Elle se calcule alors sur le Chiffre d’Affaires réalisé avec le client durant la période retenue, en général la fin de l’année.

Sur une facture, les réductions commerciales peuvent se cumuler. Elles se calculent alors en cascade : chaque réduction est calculée sur le montant NET résultant des réductions déjà appliquées, et doivent respecter un certain ordre:

1- Rabais
2- Remise
3- Escompte
4- Frais d’emballage
5- Frais de port

Les frais d’emballage s’il y en a, apparaissent avant les frais de port.
Les frais de port sont ajoutés au montant total HT (la TVA est donc calculée également sur cette prestation).

Article sur les mentions obligatoires à faire figurer sur une facture
Article sur les mentions obligatoires sur les devis
Article sur la facturation et les délais de paiements

Le devis, une fois accepté, servira de contrat liant les deux parties. Pour cette raison il est important que ce document non comptable précédant la facture comporte, tout comme cette dernière (voir Article sur les mentions obligatoires à faire figurer sur une facture), les mentions obligatoires suivantes :

- La date de rédaction du devis
- La mention « Devis » ou « Lettre de mission » (pour une profession libérale) ou « offre d’intervention » (pour un consultant)
- Les nom et adresse des parties, le n° RCS (registre du commerce et des sociétés) ou le n° de Répertoire des Métiers, la forme juridique, le capital social de l’assujetti et du client facturé.
Il peut s’agir de votre nom si vous ne possédez pas de nom commercial, ou de votre dénomination sociale si vous avez créé une société: dans ce cas doivent apparaitre le type de société créée et le montant de votre capital social.
- L’activité de l’entreprise
- Le nom ou la raison sociale du client et le lieu d’exécution de l’intervention.
- Le montant Hors Taxes à payer ainsi que le montant Toutes Taxes Comprises, en précisant le ou les différents taux de TVA appliquée(s).
- Le décompte détaillé, en quantité et en prix, de chaque produit et service nécessaire à l’opération prévue : dénomination, prix unitaire et désignation de l’unité de référence (taux horaire ou forfaitaire de la main d’œuvre, mètre linéaire ou mètre carré, …), et la quantité prévue.
- L’indication du caractère payant ou gratuit du devis.
- Les frais de déplacement éventuels.
- La durée de validité de l’offre.
- La date du début et la durée des travaux (ou de la mission)
- Les mentions manuscrites: « Bon pour accord, lu et accepté » par le client ainsi que « Lu et accepté » par le fournisseur ou le prestataire, précédant la date et la signature de chacune des parties.

Les indications suivantes peuvent figurer sur le document, mais sont facultatives:

- Coordonnées téléphoniques et horaires d’appel
- Les coordonnées bancaires de l’émetteur
- Le service après-vente
- Le délai de réponse souhaité à la proposition
- Les clauses fixant les conditions de prix, de règlement et d’exécution des travaux

A moins qu’il ne soit stipulé un délai spécifique sur le document, les devis ont une validité de un mois.

Il est préférable de rédiger le contenu en termes simples, de manière à favoriser la compréhension entre le professionnel et le client et éviter ainsi tout malentendu.
Par précaution, précisez dans le devis des conditions éventuelles de révision du prix, afin de ne pas être contraint d’assumer des éléments non prévus dans le cahier des charges initial, de même que les cas de force majeure vous dispensant de vos engagements sur les délais.