Ces délais de paiement engendrent bien souvent une problématique récurrente dans les entreprises : les statistiques montrent qu’environ 6 entreprises sur 10 ont systématiquement besoin d’être relancées pour payer une facture.

Les impayés représentent souvent des sommes très importantes qui fragilisent les entreprises en réduisant leur trésorerie.

Le recouvrement peut se définir comme le processus de récupération des sommes dues.

Une entreprise qui n’est pas payée par ses clients dans les délais cherche à recouvrer ses impayés. Elle met donc en place une action de recouvrement sous forme de relances écrites, téléphoniques et parfois même de visites domiciliaires.

Les conditions de recouvrement d’impayés impliquent de disposer de titres privés le justifiant :
- De factures certifiées conformes (comportant toutes les informations obligatoires)
- Des impayées découlant de contrats de vente ou d’entreprise : bons de commande, bons de livraison… (tout document contractuel)
- D’un devis accepté et signé par le client.
- Un chèque impayé, une lettre de change impayée (acceptée ou non), un billet à ordre impayé, une reconnaissance de dette.

Dans un tel contexte, MyFacture vous permet de mettre en place des échéances de paiement et des relances régulières ou ponctuelles, en fonction de votre organisation et de vos besoins, dès la création d’une facture.

Le tableau de bord identifie vos retards de paiement, et en quelques clics, l’envoi d’une relance permet d’alerter vos clients et collaborateurs.

Avant, ou après échéance, la relance de factures par mail ou par courrier vous permet de réduire les retards de paiements de vos clients :
- Éviter les causes de non-paiement (traiter au plus vite les litiges éventuels),
- Dissuader les mauvais payeurs en faisant preuve d’organisation et de rigueur,
- Accélérer les règlements.

Pour vous prémunir, pensez à mentionner toutes vos conditions, délais de paiement , pénalités de retard dans les Conditions Générales de Vente de votre société.

Afin de pouvoir faire courir les intérêts au taux légal en cas de non paiement, vous devez adresser à votre débiteur une lettre de mise en demeure. Ce courrier a une valeur juridique puisqu’il apporte la preuve d’une plainte pour un préjudice causé par le retard de paiement. Une lettre de mise en demeure peut être évitée si vous prévoyez, dans le contrat mentionnant la dette, que le débiteur sera mis en demeure par la seule échéance du terme.

Avant d’entamer toute procédure judiciaire pouvant s’avérer abusive (dépose du dossier à une étude d’huissier avec copie des factures, décomptes, lettres adressées … Ou en cas de recours à un magistrat), il est toujours préférable d’engager directement une négociation amiable et courtoise avec le débiteur . Cette première phase permet d’agir rapidement et d’éviter les frais supplémentaires.

En l’absence de réponse du débiteur, il vous faudra saisir le tribunal d’instance ou de commerce par la voie de l’injonction de payer à laquelle vous devrez joindre le contrat ou la reconnaissance de dette. L’envoi d’une lettre d’injonction en recommandé doit être réservée aux cas ne présentant pas, a priori, de contestation quant à la valeur ou à la réalité de la prestation fournie.

L’article 1153 du code civil exige une interpellation suffisante pour exiger le paiement de dommages-intérêts et faire courir les intérêts légaux :
 » Dans les obligations qui se bornent au paiement d’une certaine somme, les dommages-intérêts résultant du retard dans l’exécution ne consistent jamais que dans la condamnation aux intérêts au taux légal, sauf les règles particulières au commerce et au cautionnement.
Ces dommages et intérêts sont dus sans que le créancier soit tenu de justifier d’aucune perte.
Ils ne sont dus que du jour de la sommation de payer, ou d’un autre acte équivalent telle une lettre missive s’il en ressort une interpellation suffisante, excepté dans le cas où la loi les fait courir de plein droit.
Le créancier auquel son débiteur en retard a causé, par sa mauvaise foi, un préjudice indépendant de ce retard, peut obtenir des dommages et intérêts distincts des intérêts moratoires de la créance. »

la directive 2000/35/CE du 29 juin 2000 du Parlement européen concernant la lutte contre le retard de paiements dans les transactions commerciales définit un délai de référence, fixé à trente jours, qui prend effet à la date de réception de la facture ou des marchandises.

En cas de retard de paiements, le paiement des intérêts à titre de pénalité commence automatiquement. Dans la zone euro, un taux d’intérêt unique est fixé sur la base d’un taux de 7 % auquel s’ajoute le taux appliqué par la Banque centrale européenne.

En octobre 2006, le taux des pénalités de retard applicable en cas de règlement tardif d’une facture est 10,25 %. Ce taux de droit commun est égal au taux de refinancement de la Banque centrale européenne majoré de 7 points. Il s’applique, à moins d’une stipulation différente du fournisseur dans ses conditions générales de vente.

Le taux d’intérêt légal est fixé à 0,65 % pour l’année 2010 (il était de 3,79% en 2009). Le taux d’intérêt applicable aux demandes de paiement fractionné ou différé des droits d’enregistrement est porté à 0,60 %. Ce taux est toutefois réduit des 2/3 pour certaines transmissions d’entreprise.(Décret 2010-127 du 10 février 2010, JO du 11, p. 2443)
Il s’applique, à moins d’une stipulation différente du fournisseur dans ses conditions générales de vente.

Selon l’enquête 2009 sur les comportements de paiements, réalisée par l’Association Française des Crédit managers et conseils (AFDCC), le Nombre de Jours de Crédit clients (NJC , ou DSO : Days Sales Outstanding ) est généralement réduit de plus de 10 jours (consulter l’article sur ce thème sur le Blog de MyFacture) .

Tout comme la vente à domicile, la vente à distance est une technique commerciale soumise à une réglementation spécifique qui concerne toute vente d’un bien ou toute fourniture d’une prestation de services conclue sans la présence physique simultanée du professionnel et du client, afin d’éviter tout abus. Une ordonnance du 23 août 2001 renforce l’obligation d’information du consommateur par le vendeur ainsi que le délai de rétractation.

La vente par internet (ou commerce électronique) est entendue au sens large comme l’activité économique « par laquelle une personne propose ou assure à distance et par voie électronique la fourniture de biens et de services ». Le e-commerce était particulièrement visée par l’ordonnance de 2001.

La prestation de service, qui n’était jusque là pas concernée par cette loi, est aussi soumise à cette réglementation qui est particulièrement protectrice envers les consommateurs (la garantie « satisfait ou remboursé ») ce qui permet à ces entreprises de redorer leur image.
Seuls les contrats de ventes entre professionnels, ou relatifs à des services financiers, ou encore les transactions immobilières  ainsi que les prestations de services d’hébergement, de transport, de restauration ou de loisirs, (qui doivent être fournies à une date ou selon une périodicité déterminée) sont exclus du périmètre de cette loi.

Ce que l’on appelle vente à distance concerne donc essentiellement la vente par correspondance (VPC) via différents supports :

la vente sur écran (ex: téléachat ou commerce électronique sur internet), le démarchage téléphonique, la vente sur catalogue, et sur document dans un point de vente traditionnel (ex: agence de voyage), la vente sur spécimen (ex: vente automobile), la vente sur devis (ex: biens immobilier), la vente sur échantillon (ex:  revêtements de sol),  sont considérés comme des médias de vente à distance, tout comme la télématique, le e-commerce, et les offres publicitaires papier.

La VAD valorise certains besoins du client tels que de pouvoir s’informer de manière constante dans le temps, le gain de temps, la discrétion… Mais aussi l’ accès à des produits non disponibles hors ligne, la facilité de comparaison des prix et des produits,  la sécurité du paiement (voir Paiement sur Internet) et de la livraison (problème de la confiance valorisant les organisations Click and mortar disposant déjà d’une image de marque), ou enfin la  facilité du processus d’achat (attention cependant à la difficulté d’utilisation des monnaies étrangères, de langues étrangères, à la différence de fiscalité comme pour la TVA…)

Vente à distance et aspects juridiques

Obligations du fournisseur, selon l’Art. L121-16 du Code de la consommation concernant les ventes de biens et fournitures de prestations de services à distance.

Depuis 2001, les obligations du vendeur, notamment en matière d’information du consommateur, ont été renforcées. Sur toutes les offres doivent figurer les informations suivantes :
- le nom de l’entreprise du fournisseur et son numéro de téléphone ;
- l’adresse du siège et, si elle est différente, l’adresse de l’établissement qui propose l’offre ;
- le montant des frais de livraison s’il y en a ;
- les modalités de paiement ;
- les modalités de livraison ou d’exécution ;
- la possibilité de se rétracter ;
- la durée de validité de l’offre et de son prix ;
- éventuellement, la durée minimale de l’offre.

La remise du contrat (généralement appelé bon de livraison) qui  confirme la commande du consommateur  doit intervenir, au plus tard, au moment de la livraison, par écrit ou sur un autre support durable.
Le document  doit nécessairement comporter les informations suivantes :
- la confirmation des éléments préalablement communiqués à l’acheteur ;
- une information sur les modalités et conditions du droit de rétractation ;
- l’adresse de l’établissement auprès duquel il peut effectuer des réclamations ;
- les informations relatives au service après-vente et aux garanties commerciales ;
- les conditions de résiliation du contrat si celui-ci est d’une durée indéterminée ou supérieure à un an.

Droits du consommateur :
Le consommateur dispose d’un délai de 7 jours francs pour se rétracter, qui commence à courir le lendemain de la réception de la marchandise et ou de l’acceptation de l’offre pour les prestations de services. Cette rétractation peut faire l’objet d’un remplacement ou d’un remboursement.

L’obligation d’information et le délai de rétractation ne concernent cependant pas :
- les biens de consommation courante vendus sur le lieu d’habitation ou de travail du consommateur, par des opérateurs réalisant des tournées fréquentes et régulières ;
- les services liés au transport, à l’hébergement, la restauration ou les loisirs, qui doivent être fournis à une date ou une périodicité précise et qui sont uniquement soumis au contrat dont ils font l’objet.

Bon à savoir :
- Sauf dispositions particulières, les biens ou services doivent être livrés dans les 30 jours suivant la commande. Si le fournisseur n’est pas en mesure de répondre à cette règle, il doit pouvoir rembourser le consommateur dans un délai de 30 jours après le paiement de la commande.

- la réglementation de la vente à distance ne s’applique qu’aux ventes et aux prestations conclues avec les particuliers. Lorsque les offres d’une entreprise ne s’adressent qu’à des professionnels, le code de la consommation sur la vente à distance n’a pas à être respecté.

Vente par internet et aspects juridiques

La vente par internet est un type particulier de vente à distance et consiste pour une entreprise à proposer et à assurer à distance, et par voie électronique, la fourniture de biens ou de prestations de services. Elle est régie par une loi du 21 juin 2004, qui réglemente l’ensemble du commerce électronique, y compris par Minitel ou SMS. Cette loi impose des obligations précises au fournisseur et accorde des droits importants au client.

Obligations du fournisseur :
Le fournisseur doit afficher ses conditions générales de vente de façon à ce que le consommateur puisse les reproduire et les conserver facilement. Ces conditions doivent préciser notamment les étapes à suivre pour la conclusion du contrat, les moyens techniques permettant de corriger les erreurs éventuelles dans la saisie des données, et les modalités d’archivage du contrat et ses conditions d’accès, avant la conclusion du contrat.
Pour que le contrat par internet soit valable, le consommateur doit avoir la possibilité de vérifier en ligne le détail de sa commande et son prix total et de corriger d’éventuelles erreurs. Il doit ensuite pouvoir confirmer sa commande par un double-clic (validation + confirmation de validation pour exprimer son acceptation), à la suite de quoi le professionnel doit à son tour lui accuser réception par voie électronique. Dans ce cas, le nom et les coordonnées de l’entreprise, les caractéristiques complètes du bien ou du service vendu, le prix du produit ou de la prestation en euros et toutes taxes comprises, le montant des frais de livraison ou encore la durée de l’offre ou du prix de celle-ci doivent clairement figurer sur le site et l’offre du contrat.
Le fournisseur doit exécuter la commande du client dans les trente jours suivant celui où ce dernier a confirmé sa commande, sauf si les deux parties en sont convenues autrement.

Droits du consommateur :
le client bénéficie sur internet d’un droit de rétractation, pendant les sept jours qui suivent la réception de la marchandise (ou l’acceptation de l’offre pour les prestations de services) pour annuler sa commande sans avoir à justifier de motifs ni à payer de pénalités, à l’exception des frais de retour. Lorsque ce droit est exercé, le fournisseur doit rembourser le client au plus tard dans les trente jours. A noter que le droit de rétractation ne s’applique pas, cependant, à certains contrats en ligne tels que les prestations de services d’hébergement, de transport, de restauration ou de loisirs qui doivent être fournies à une date déterminée, aux ventes de denrées périssables ou encore aux ventes de CD audio ou de DVD lorsque ceux-ci ont été ouverts par le client.

Bon à savoir: sauf exceptions, la loi applicable à une vente sur internet est celle de l’Etat dans lequel l’entreprise de commerce électronique est établie.

La fédération du e-commerce et de la vente  à distance vous permet également de rester informés sur les actualités des professions de la VAD .

Ce communiqué indique clairement que la moyenne des délais clients des entreprises s’établit à 54 jours de chiffre d’affaires en 2008 (contre 56 en 2007 ). Celle des délais fournisseurs représente 61 jours d’achats (contre 65 jours en 2007).
Les contrôles effectués en 2009 montrent des manquements à la loi pour 10% des entreprises seulement.

L’AFDCC a également réalisé une enquête auprès de 150 entreprises dans les secteurs de l’industrie, du commerce et des services, relative aux comportements des paiements au cours de l’année 2009. Les résultats de cette enquête  donnent un aperçu de l’impact de la Loi sur la modernisation de l’Économie, qui ramène le délai légal de règlement des fournisseurs à 45 jours fin de mois ou à 60 jours à compter de la date d’émission de la facture (code du commerce, art. L. 441-6, al. 9).

Le constat est assez positif, puisque le délai de paiement moyen a été réduit de dix jours en moyenne pour plus de 70% des entreprises, bien que les retards de paiement aient augmenté en nombre.
Cette progression peut se justifier par trois raisons distinctes:
- les difficultés de mise en application des nouveaux délais de paiement,
- le contexte économique difficile,
- les retards saisonniers.

L’impact de la réduction des délais de paiement sur le BFR est jugé positif  par 60% des entreprises, bien que seulement 40 % d’entre elles pensent que cette réduction apportera un gain de compétitivité aux entreprises (contre 53 % en 2008).

La meilleure méthode pour limiter les délais de paiement reste la rapidité de facturation. En ce sens, MyFacture permet à ses utilisateurs de facturer facilement et rapidement, afin de garantir une réduction des délais d’attente. En somme: facturer plus vite pour être payé plus vite reste la première solution efficace pour pallier aux retard de paiement.

L’escompte est une réduction financière accordée en cas de règlement comptant. En d’autres termes, c’est la somme déduite à un débiteur qui acquitte sa dette avant l’échéance.

Exemple d’une opération d’escompte: Une personne prête une certaine somme d’argent, pour être remboursée de cette somme plus intérêts (valeur nominale) fixés à l’issue d’une certaine date (date d’échéance). Si cette personne souhaite être remboursée avant la date d’échéance, elle devra renoncer à une partie des intérêts et donc recevoir une somme inférieure à la valeur nominale. La différence de la valeur nominale et de la somme perçue s’appelle l’escompte.
Celui ci n’est donc lié qu’au délai de paiement.

Par extension, on appelle escompte la technique par laquelle le bénéficiaire d’un effet de commerce le négocie, avant son échéance, auprès d’un établissement de crédit afin d’obtenir des liquidités dont le montant correspond à celui de la créance moins les agios perçus par la banque.
C’est pourquoi on assimile le taux d’escompte à un taux d’intérêt (calculé à rebours).

L’escompte ne peut pas être assimilé au rabais: le rabais est lié à une opération commerciale alors que l’escompte n’est relatif qu’à une opération financière.

Les rabais, remises et ristournes sont des réductions sur ventes accordées.

Le rabais
En comptabilité, le rabais est une réduction commerciale exceptionnelle du prix de vente accordée au client pour un défaut de qualité des produits de conformité de la commande aux caractéristiques prédéfinies ou d’un retard de livraison.
Un rabais est accordé à la facturation ou après facturation (avoir).
Le rabais accordé à la facturation n’apparaît pas en comptabilité. Le rabais après facturation est constaté par une facture d’avoir qui atteste de la créance du fournisseur. Le rabais est une réduction de prix au même titre que les ristournes (pour vente d’un certain volume) et les remises oubliées sur facture.

Une remise est une réduction commerciale habituelle accordée en fonction des quantités achetées, dans le cadre d’une opération promotionnelle ou suivant la qualité du client. Généralement, ces remises sont accordées aux clients qui achètent des quantités importantes.
Plus la quantité commandée d’un bien est élevée, plus la remise sera élevée et le prix avantageux. Par exemple : 2 pour le prix d’ 1…c’est également ce que l’on appelle « Une économie d’échelle ».

La ristourne est une réduction de prix accordée sur le montant global des ventes faites avec un même tiers-client ou fournisseur pendant une période déterminée (mois, trimestre, semestre…). Elle se calcule alors sur le Chiffre d’Affaires réalisé avec le client durant la période retenue, en général la fin de l’année.

Sur une facture, les réductions commerciales peuvent se cumuler. Elles se calculent alors en cascade : chaque réduction est calculée sur le montant NET résultant des réductions déjà appliquées, et doivent respecter un certain ordre:

1- Rabais
2- Remise
3- Escompte
4- Frais d’emballage
5- Frais de port

Les frais d’emballage s’il y en a, apparaissent avant les frais de port.
Les frais de port sont ajoutés au montant total HT (la TVA est donc calculée également sur cette prestation).

Article sur les mentions obligatoires à faire figurer sur une facture
Article sur les mentions obligatoires sur les devis
Article sur la facturation et les délais de paiements

Obligatoire dès qu’elle concerne un achat ou une vente de biens, produits ou services pour une activité professionnelle, la facture est le document comptable descriptif qui atteste l’opération commerciale, afin de protéger officiellement l’acheteur, comme le vendeur : elle est une preuve préétablie.

La facture doit faire apparaître la désignation des marchandises ou prestations, les frais, TVA et délais de paiement, l’identité du vendeur et celle de l’acheteur.

Délivrée en double exemplaire dès la réception des produits ou l’achèvement de la prestation de service demandés, elle implique, à sa réception, l’obligation de payer à échéance, et doit donc être comptabilisée à partir du jour de règlement.

En plus des Mentions Obligatoires que doit comporter la facture, ses fonctionnalités diverses permettent de tenir la comptabilité de l’entreprise.

Toute mention spécifique doit apparaitre explicitement: en cas de mention manquante ou inexacte, l’entreprise est tenue d’indemniser le client d’une amende de 15 euros par mention, l’amende par facture étant toutefois plafonnée au quart de son montant total.

Notez bien qu’une facture pro forma n’est pas une facture définitive: elle ne constitue qu’un document provisoire. Seule la facture définitive sert de preuve d’achat et de vente.

Comptabilisation des factures selon les normes françaises

Pour la comptabilité des factures, il faut tout d’abord tenir compte, à réception de la facture, de la date de paiement (comptant ou non) ainsi que du taux de TVA appliqué.

D’un point de vue comptable, il existe trois types de factures distinctes:
- La facture courante ( ou simple ), émise lors d’achat ou de vente de produits ou services, est soumise au taux de TVA de 19,6%. Si l’échéance de la facture courante est retardée, elle n’est donc pas enregistrée sur le compte bancaire ou la caisse de l’entreprise, et peut dans ce cas être constatée en qualité de créance pour le client, ou de dette pour le fournisseur.
- La facture composée supporte certains flux spécifiques : un escompte, des frais de port ou encore des frais d’emballage si ces derniers sont considérés comme récupérables.
- La facture d’avoir est établie en double exemplaire en cas de retour de marchandise, d’oubli de remise sur la première facture ou de paiement anticipé du client (escompte). Les mentions sont identiques à celles de la facture de « doit », complétées des mentions « Avoir », ainsi que des montants HT de la remise consentie par le vendeur, et de la TVA correspondant à ce montant.

Délais de paiement

En France, les échéances de règlement sont fixés à 30 jours en l’absence de convention spécifique convenue et mentionnée sur la facture par les parties (8ème alinéa de l’article L. 441-6 du code de commerce), et ne peuvent dépasser 45 jours fin de mois, ou 60 jours à compter de la date d’émission de la facture.

Les retards de paiement étant préjudiciables aux acteurs économiques, les créanciers peuvent demander des intérêts de retard fixés contractuellement, ou selon le taux de refinancement de la Banque Centrale Européenne + 10points, soit 1+10=11% depuis le 13 mai 2009.

Des délais spécifiques sont appliqués concernant les produits alimentaires périssables (20 ou 30 jours selon le type de produit), ainsi que dans les secteurs du transport routier et de la location de véhicules où le délai maximum de paiement est limité à 30 jours.

Selon les décrets n° 2009-1169, 2009-1170, 2009-1171, et 2009-1172 du 1er Oct 2009 parus dans le Journal Officiel du 3 octobre 2009, et le décret n° 2009-1174 du JO du 4 octobre 2009 , 5 filières supplémentaires s’ajoutent à la liste des secteurs autorisés à pratiquer des délais de paiement plus longs que le délai légal.

Le nouveau plafond légal de ces délais de paiement s’applique également au sein des sociétés d’un même groupe, selon la position adoptée par la cour de cassation dans l’arrêté du 24 mars 1999, selon laquelle « Ces délais de paiement s’imposent à tout producteur, revendeur ou prestataire de service et doivent s’appliquer aux transactions commerciales concernant deux sociétés dépendant du même groupe ».

L’application de ces nouvelles règles posait problème sur le plan fiscal.

En effet, compte tenu de la réglementation comptable et fiscale, le non-respect par le client des délais de paiement faisait naître une créance au profit du vendeur ou du prestataire. Cette créance devait être prise en compte dans les résultats de l’exercice au cours duquel intervenait le défaut de règlement de l’opération même en l’absence d’encaissement des sommes.

Or, dans la majorité des cas, les entreprises ne réclament pas à leur client le paiement effectif de ces pénalités. Un fournisseur ou un prestataire aurait donc pu être imposé sur des produits qui ne lui auraient pas été versés en définitive.

Afin d’éviter qu’un fournisseur ou un prestataire puisse être imposé sur des produits qui ne lui seraient pas versés, un dispositif transitoire qui expirait au 31 décembre 2004 avait été instauré.

La loi de finances pour 2005 pérennise ce dispositif : les pénalités de retard afférentes à des créances et dettes nées à compter du 1er janvier 2005 sont fiscalement rattachées à l’exercice de leur paiement chez le client et de l’encaissement chez le fournisseur.

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