Ces délais de paiement engendrent bien souvent une problématique récurrente dans les entreprises : les statistiques montrent qu’environ 6 entreprises sur 10 ont systématiquement besoin d’être relancées pour payer une facture.

Les impayés représentent souvent des sommes très importantes qui fragilisent les entreprises en réduisant leur trésorerie.

Le recouvrement peut se définir comme le processus de récupération des sommes dues.

Une entreprise qui n’est pas payée par ses clients dans les délais cherche à recouvrer ses impayés. Elle met donc en place une action de recouvrement sous forme de relances écrites, téléphoniques et parfois même de visites domiciliaires.

Les conditions de recouvrement d’impayés impliquent de disposer de titres privés le justifiant :
- De factures certifiées conformes (comportant toutes les informations obligatoires)
- Des impayées découlant de contrats de vente ou d’entreprise : bons de commande, bons de livraison… (tout document contractuel)
- D’un devis accepté et signé par le client.
- Un chèque impayé, une lettre de change impayée (acceptée ou non), un billet à ordre impayé, une reconnaissance de dette.

Dans un tel contexte, MyFacture vous permet de mettre en place des échéances de paiement et des relances régulières ou ponctuelles, en fonction de votre organisation et de vos besoins, dès la création d’une facture.

Le tableau de bord identifie vos retards de paiement, et en quelques clics, l’envoi d’une relance permet d’alerter vos clients et collaborateurs.

Avant, ou après échéance, la relance de factures par mail ou par courrier vous permet de réduire les retards de paiements de vos clients :
- Éviter les causes de non-paiement (traiter au plus vite les litiges éventuels),
- Dissuader les mauvais payeurs en faisant preuve d’organisation et de rigueur,
- Accélérer les règlements.

Pour vous prémunir, pensez à mentionner toutes vos conditions, délais de paiement , pénalités de retard dans les Conditions Générales de Vente de votre société.

Afin de pouvoir faire courir les intérêts au taux légal en cas de non paiement, vous devez adresser à votre débiteur une lettre de mise en demeure. Ce courrier a une valeur juridique puisqu’il apporte la preuve d’une plainte pour un préjudice causé par le retard de paiement. Une lettre de mise en demeure peut être évitée si vous prévoyez, dans le contrat mentionnant la dette, que le débiteur sera mis en demeure par la seule échéance du terme.

Avant d’entamer toute procédure judiciaire pouvant s’avérer abusive (dépose du dossier à une étude d’huissier avec copie des factures, décomptes, lettres adressées … Ou en cas de recours à un magistrat), il est toujours préférable d’engager directement une négociation amiable et courtoise avec le débiteur . Cette première phase permet d’agir rapidement et d’éviter les frais supplémentaires.

En l’absence de réponse du débiteur, il vous faudra saisir le tribunal d’instance ou de commerce par la voie de l’injonction de payer à laquelle vous devrez joindre le contrat ou la reconnaissance de dette. L’envoi d’une lettre d’injonction en recommandé doit être réservée aux cas ne présentant pas, a priori, de contestation quant à la valeur ou à la réalité de la prestation fournie.

L’article 1153 du code civil exige une interpellation suffisante pour exiger le paiement de dommages-intérêts et faire courir les intérêts légaux :
 » Dans les obligations qui se bornent au paiement d’une certaine somme, les dommages-intérêts résultant du retard dans l’exécution ne consistent jamais que dans la condamnation aux intérêts au taux légal, sauf les règles particulières au commerce et au cautionnement.
Ces dommages et intérêts sont dus sans que le créancier soit tenu de justifier d’aucune perte.
Ils ne sont dus que du jour de la sommation de payer, ou d’un autre acte équivalent telle une lettre missive s’il en ressort une interpellation suffisante, excepté dans le cas où la loi les fait courir de plein droit.
Le créancier auquel son débiteur en retard a causé, par sa mauvaise foi, un préjudice indépendant de ce retard, peut obtenir des dommages et intérêts distincts des intérêts moratoires de la créance. »

la directive 2000/35/CE du 29 juin 2000 du Parlement européen concernant la lutte contre le retard de paiements dans les transactions commerciales définit un délai de référence, fixé à trente jours, qui prend effet à la date de réception de la facture ou des marchandises.

En cas de retard de paiements, le paiement des intérêts à titre de pénalité commence automatiquement. Dans la zone euro, un taux d’intérêt unique est fixé sur la base d’un taux de 7 % auquel s’ajoute le taux appliqué par la Banque centrale européenne.

En octobre 2006, le taux des pénalités de retard applicable en cas de règlement tardif d’une facture est 10,25 %. Ce taux de droit commun est égal au taux de refinancement de la Banque centrale européenne majoré de 7 points. Il s’applique, à moins d’une stipulation différente du fournisseur dans ses conditions générales de vente.

Le taux d’intérêt légal est fixé à 0,65 % pour l’année 2010 (il était de 3,79% en 2009). Le taux d’intérêt applicable aux demandes de paiement fractionné ou différé des droits d’enregistrement est porté à 0,60 %. Ce taux est toutefois réduit des 2/3 pour certaines transmissions d’entreprise.(Décret 2010-127 du 10 février 2010, JO du 11, p. 2443)
Il s’applique, à moins d’une stipulation différente du fournisseur dans ses conditions générales de vente.

Selon l’enquête 2009 sur les comportements de paiements, réalisée par l’Association Française des Crédit managers et conseils (AFDCC), le Nombre de Jours de Crédit clients (NJC , ou DSO : Days Sales Outstanding ) est généralement réduit de plus de 10 jours (consulter l’article sur ce thème sur le Blog de MyFacture) .

Bon, pas de panique: voici un guide collaboratif très utile pour vous aider à faire vos choix, trouver un professionnel rapidement, ou vous référencer efficacement en qualité d’artisan: bonartisan.com.

Chaque artisan référencé sur simple inscription gratuite, dans cet annuaire visité par plus de 60.000 personnes par mois, bénéficie d’une page de présentation dédiée.

Ouvert depuis 2008, et basé sur le bouche à oreille en ligne, ce site référence actuellement 380 000 professionnels du bâtiment, et se situe comme l’annuaire le plus complet de France.

De plus, ce site est une mine d’informations et d’actualités liées au domaine de l’artisanat, pour les professionnels, comme pour les particuliers.

Une facture doit désormais obligatoirement comporter les informations suivantes :

- Les nom et adresse des parties (obligatoires pour que le client puisse récupérer la TVA),
Il peut s’agir de:
* votre nom si vous ne possédez pas de nom commercial ,
* votre dénomination sociale si vous avez créé une société: dans ce cas doivent apparaitre le type de société créée et le montant de votre capital social.
- le n° RCS (registre du commerce et des sociétés) suivi du nom de la ville où se trouve le greffe où est immatriculée l’entreprise, ou le n° de Répertoire des Métiers,
- la forme juridique,
- le capital social de l’assujetti et du client facturé.
- Le n° d’identification de TVA de l’assujetti : ce numéro devra figurer sur la facture, que l’opération soit réalisée en France, à destination d’un autre état membre, ou à l’exportation (Pour les entreprises françaises : FR + 2 chiffres + n° de SIREN de l’entreprise).
- Le n° d’identification de TVA du client (facultatif pour les opérations effectuées en France) : en cas d’échange intracommunautaire, le n° d’identification du client doit être indiqué, complété de la mention : « exonération de TVA, art. 262 ter-1 du code général des impôts ».
- La date de délivrance de la facture : dès que la vente est réalisée, ou la prestation exécutée, le client doit être facturé.
- Le n° de la facture: la numérotation des factures est unique et continue, à partir d’une ou plusieurs séries (en fonction des catégories de clients).
- La dénomination précise (nature des articles et caractéristiques servant à identifier le produit).
- Le prix unitaire et la quantité (en unités, poids, ou en volume) des biens livrés ou de la prestation.
- La date de livraison des biens ou de l’achèvement de la prestation de service.
- Les éventuels rabais, remises, escomptes.
- Les taux de TVA applicables et le montant de la TVA à payer :
* Le prix unitaire hors TVA de chaque produit;
* Le taux de TVA par produit;
* Le total Hors Taxe des produits soumis au même taux de TVA si différents taux sont applicables;
* Le montant total du prix HT , de la TVA et du prix TTC.

Les mentions relatives ne concernent pas les entreprises exonérées de TVA. Dans ce cas, préciser sur les factures: « Exonération de TVA, art.262 ter-1 du CGI » – « TVA non applicable , art 293 B du CGI ».

Pour les entreprises autorisées à acquitter la TVA d’après les débits (prestataires de services), la mention  » TVA payée sur les débits  » doit être portée sur les factures.

Les conditions d’escompte pour un paiement anticipé : si l’entreprise n’accorde pas d’escompte, elle doit le faire figurer sur sa facture.

L’article L441-3 code de commerce ajoute l’obligation de fournir la date à laquelle le règlement doit intervenir, qui doit préciser le jour, le mois et l’année.

Il est conseillé d’y ajouter les conditions de règlement ainsi que le taux de pénalités de retard surtout si vous n’avez pas annexé de conditions de ventes ou de contrat à votre facture.

Les délais de paiement : le délai est de 30 jours suivant la réception du produit ou de la prestation, sauf dispositions contraires mentionnées dans les conditions générales de vente (voir art. L. 441-6 du code de commerce). Le règlement est réputé réalisé à la date à laquelle les fonds sont mis, par le client, à la disposition du bénéficiaire ou de son subrogé.

Pénalités de retard : le taux de ces pénalités peut être déterminé contractuellement, sinon c’est le taux de la Banque Centrale Européenne, majoré de 7 points, qui s’applique. Le taux ne peut en aucun cas être inférieur à 1,5 fois le taux légal. Les pénalités de retard sont exigibles sans rappel préalable (voir art. L. 441-6 du code de commerce).

Adhésion à un centre ou une association de gestion agréés : pour bénéficier de l’abattement fiscal lié à cette adhésion, il faut indiquer que vous acceptez le paiement par chèque en ajoutant la mention :  » Acceptant le règlement des sommes dues par chèques libellés à son nom en sa qualité de membre d’un centre de gestion agréé par l’administration fiscale « .

Notez bien que toute mention manquante ou inexacte peut faire l’objet d’une amende de 15 € , sous réserve que cette dernière n’excède pas le quart du montant de la facture litigieuse (article 1737 II du CGI).

Régime fiscal Micro entreprise (franchise en base de TVA): vous ne facturez pas la TVA. Vos factures doivent alors porter la mention  » T.V.A. non applicable, article 293 B du CGI « .

Le Décret n° 2003-632 du 9 juillet 2003 transpose cette directive dans le droit français. Le nouvel article 289 du CGI renvoie pour la fixation de la liste des mentions obligatoires à porter sur les factures au 1er juillet 2003 à un décret en Conseil d’État qui a été publié le 9 juillet 2003.

Les stratégies marketing s’adaptent à l’environnement changeant en déterminant les offres de produits, de services, d’idées en fonction d’une analyse des attitudes et motivations des consommateurs ou de la société en règle générale.

Ces techniques permettent de faire correspondre les offres d’une entreprise avec les attentes des consommateurs pour satisfaire leurs besoins de manière répétitive et durable, optimiser ainsi les ventes, dans le but de réaliser des économies d’échelle.

Une Boite à outils marketing gratuite pour les professionnels vient d’être mise en ligne par l’ADETEM (Agence nationale du marketing).

Facile à utiliser, cet outil permettra à un bon nombre d’entreprises de se familiariser avec quelques techniques de marketing.

« Au menu de ce site Internet conçu avec le soutien du Ministère de l’Economie, de l’Industrie et de l’Emploi – Direction générale de la compétitivité de l’industrie et des services : des fiches pratiques, des conseils, des exemples concrets, des modèles et check-lists rédigés par les meilleurs spécialistes pour accompagner les PME pas à pas dans leur démarche marketing. »

Si vous êtes perdus avec les termes spécifiques du marketing, voici un glossaire détaillé qui ne manquera pas de vous éclairer.

Lors de la phase de création, des formations sont également accessibles:
- Un stage « 5 jours pour Entreprendre » avec des modules optionnels,
- Des stages et formations de 3 jours à 1 mois,
- Des formations courtes et longues au métier de dirigeant d’entreprise.

Les conseillers des CCI aident les créateurs à identifier les sources de financement adaptées à leurs besoins. Ils aident également à rédiger leur dossier de demande de financement et la plupart des CCI instruisent des dossiers de demandes de prêt d’honneur ou autre financement.

Le CFE (Centre de Formalités des Entreprises), interface privilégiée auprès des organismes et administrations publiques, est à la disposition des dirigeants à toutes les étapes de la vie de l’entreprise au sein des CCI, afin de simplifier les formalités.

Des dispositifs de suivi de la jeune entreprise ont été mis en place pour assurer de la pérennité des entreprises après leur création:
- Adhérer à un Club d’Entrepreneurs
- Etre parrainé par des anciens chefs d’entreprise
- Rencontres tous les mois pour faire le point sur l’avancement de votre développement,
- Rencontres avec les autres conseillers de la CCI pour répondre à vos nouvelles préoccupations (environnement, emploi, alternance, formation…)

« Le suivi post-création est un facteur fondamental qui contribue à rendre pérenne plus de 80% des entreprises », explique le réseau CCI Entreprendre en France en s’appuyant sur les résultats d’études concrets.

Le suivi repose sur 4 entretiens téléphoniques au cours desquels le dirigeant établit un diagnostic de son activité avec un consultant expérimenté qui émet, si nécessaire, des recommandations ou organise des rencontres avec des experts qualifiés afin que l’entreprise puisse surmonter ses premières difficultés.

Cet état des lieux permet d’identifier si le chef d’entreprise est confronté à quelques problèmes encore mineurs (niveau d’alerte orange) qu’une série de recommandations lui permettra de surmonter, ou s’il est confronté à de graves difficultés (niveau d’alerte rouge).

« Des outils de suivi (extranet, guides pratiques, fiches de suivi…) permettent de garder trace de toute la démarche », explique le réseau CCI Entreprendre.
Le consultant envoie au dirigeant également des comptes rendus de leurs échanges et propose en cas de difficultés avérées « une rencontre avec (un) expert qualifié et une intervention technique complémentaire afin de mettre en place des actions correctives urgentes ».

Le dispositif a été testé pendant 1 an, dans 36 CCI de 4 régions, auprès de 400 entreprises. «Grâce à ce soutien continu, 61% des entreprises diagnostiquées « orange » ont su gérer leurs premières difficultés et renouer avec un état de fonctionnement « vert » » explique le site du réseau.

Ce suivi post-création est aujourd’hui disponible dans toutes les Chambres de Commerce et d’Industrie.

Le Centre d’Accompagnement et de Formation des Entrepreneurs (CAFE) est un organisme de formation dédié aux porteurs de projet et aux jeunes chefs d’entreprise, et propose des formations sur place ou à distance sur les thèmes qui concernent les entrepreneurs : Gestion, Commercial, Droit, RH, Bureautique…

L’agence de presse du CAFE vous permet simultanément de recevoir des conseils pour la création d’entreprise, dispensés par des professionnels, dans le cadre de son nouveau « Kit de com’ ». Ce dispositif, particulièrement adapté aux jeunes entrepreneurs et aux TPE, a pour objectif de vous aider rapidement à assurer le développement de votre entreprise, de communiquer efficacement, d’améliorer votre visibilité , de gérer au mieux votre chiffre d’affaire…

Ce kit de communication pour jeunes entrepreneurs vous donne, dans un premier temps , les outils en main pour construire efficacement la notoriété de votre entreprise.

Cette édition qui attendait plus de 70 000 visiteurs a été, encore une fois, riche en conférences et débats.

Les interviews des personnalités présentes, ainsi que de chefs d’entreprises sont en ligne sur le site du Salon, et nous vous invitons à regarder l’intervention de Frédéric Coulais, Fondateur de MyFacture:

Vidéo de Présentation MyFacture

Le devis, une fois accepté, servira de contrat liant les deux parties. Pour cette raison il est important que ce document non comptable précédant la facture comporte, tout comme cette dernière (voir Article sur les mentions obligatoires à faire figurer sur une facture), les mentions obligatoires suivantes :

- La date de rédaction du devis
- La mention « Devis » ou « Lettre de mission » (pour une profession libérale) ou « offre d’intervention » (pour un consultant)
- Les nom et adresse des parties, le n° RCS (registre du commerce et des sociétés) ou le n° de Répertoire des Métiers, la forme juridique, le capital social de l’assujetti et du client facturé.
Il peut s’agir de votre nom si vous ne possédez pas de nom commercial, ou de votre dénomination sociale si vous avez créé une société: dans ce cas doivent apparaitre le type de société créée et le montant de votre capital social.
- L’activité de l’entreprise
- Le nom ou la raison sociale du client et le lieu d’exécution de l’intervention.
- Le montant Hors Taxes à payer ainsi que le montant Toutes Taxes Comprises, en précisant le ou les différents taux de TVA appliquée(s).
- Le décompte détaillé, en quantité et en prix, de chaque produit et service nécessaire à l’opération prévue : dénomination, prix unitaire et désignation de l’unité de référence (taux horaire ou forfaitaire de la main d’œuvre, mètre linéaire ou mètre carré, …), et la quantité prévue.
- L’indication du caractère payant ou gratuit du devis.
- Les frais de déplacement éventuels.
- La durée de validité de l’offre.
- La date du début et la durée des travaux (ou de la mission)
- Les mentions manuscrites: « Bon pour accord, lu et accepté » par le client ainsi que « Lu et accepté » par le fournisseur ou le prestataire, précédant la date et la signature de chacune des parties.

Les indications suivantes peuvent figurer sur le document, mais sont facultatives:

- Coordonnées téléphoniques et horaires d’appel
- Les coordonnées bancaires de l’émetteur
- Le service après-vente
- Le délai de réponse souhaité à la proposition
- Les clauses fixant les conditions de prix, de règlement et d’exécution des travaux

A moins qu’il ne soit stipulé un délai spécifique sur le document, les devis ont une validité de un mois.

Il est préférable de rédiger le contenu en termes simples, de manière à favoriser la compréhension entre le professionnel et le client et éviter ainsi tout malentendu.
Par précaution, précisez dans le devis des conditions éventuelles de révision du prix, afin de ne pas être contraint d’assumer des éléments non prévus dans le cahier des charges initial, de même que les cas de force majeure vous dispensant de vos engagements sur les délais.

Les logiciels de facturation sont de plus en plus nombreux sur le marché: divers et variés, gratuits ou payants, ces solutions logicielles sont souvent mal adaptées aux sociétés de services, avec des outils bureautiques (traitement de texte, tableur) inappropriés à la facturation.

La solution de facturation en ligne, interactive et collaborative, mise sur une interface simple et conviviale, permet d’éviter les erreurs liées à des solutions inadaptées, les risques liés à la sauvegarde informatique, les procédures de saisie répétitives et contraignantes, et le peu de vue d’ensemble.

Contrairement au logiciel de facturation qu’il est nécessaire d’acheter puis d’installer sur un ordinateur pour pouvoir l’utiliser, la facturation en ligne résout les problèmes d’accessibilité, puisque votre site dédié sera instantanément disponible depuis tout ordinateur relié à internet.

Une panne quelconque de l’ordinateur sur lequel est installé un logiciel de facturation rend les données, à défaut d’être perdues, du moins momentanément inaccessibles, gelant l’activité professionnelle. En cas de vol ou autre incident, la perte est souvent irrémédiable.

L’entreprise utilise des postes fixes… L’ordinateur portable étant resté au bureau et vous êtes en rendez vous chez un client, prêt à signer… Il serait dommage de passer à coté d’une opération commerciale immédiate.

Aussi, contrairement aux logiciels de gestion, la facturation en ligne fait profiter les souscripteurs d’une mobilité totale.

En effet, puisqu’il s’agit de facturation sur Internet, MyFacture est accessible en permanence depuis tout ordinateur (PC ou Mac) et ne requiert aucune installation: seule une connexion Internet est nécessaire.

Les fonctions de l’application restent classiques mais n’en oublient pas moins d’être complètes.
L’objectif de myfacture.com est de fournir, par le biais d’un site internet, une solution de gestion commerciale à la portée de tous.

Outre les traditionnels outils de création de clients, devis et factures, avoirs et bons de livraison qui ne requièrent que quelques clics, MyFacture  fournit un outil extrêmement simple à paramétrer et à utiliser pour personnaliser le compte de facturation pour votre entreprise selon vos souhaits (logo, en-tête et pied de page…)

La facturation en ligne n’aura jamais été aussi simple et abordable pour :
- Automatiser toutes les procédures liées à la gestion commerciale
- Proposer un tableau de bord et un calendrier permettant de visualiser en temps réel l’ensemble de son activité,
- créer un catalogue produits et un catalogue services,
- convertir les devis en factures puis les factures en bons de livraison,
- gérer automatiquement les relances, et les factures récurrentes
- envoyer devis et factures par e-mail mais aussi par courrier via l’offre « facteur » disponible directement sur le site.

La facturation en ligne peut accompagner tout type de professionnels avec une ergonomie déconcertante.

MyFacture se présente d’abord sous la forme d’un site internet, permettant au client de s’inscrire au service.

Ceci fait, l’utilisateur dispose d’un site personnalisé (nom-de-l-entreprise.myfacture.com) qui lui permet d’accéder directement à son interface de gestion, et permet également aux clients de régler leurs factures ou d’entrer en relation avec l’utilisateur pour les aspects liés à la gestion commerciale.

Ouvrez un compte gratuit (30 jours offerts afin de découvrir et tester MyFacture) pour suivre vos actions commerciales et gérer votre facturation en ligne, en quelques clics.

Pour cette raison, le code du commerce a prévu dans son article L. 442-6, I 5° qu’une entreprise doit respecter certaines règles et des délais suffisamment longs si elle souhaite mettre fin à une relation commerciale établie depuis longtemps.

Les raisons qui peuvent amener à rompre une relation d’affaires formalisée ou non par un contrat sont multiples: défaut de paiement, délais de livraison trop importants, retards, non exécution partielle des prestations, quantités demandées insuffisantes, la rupture n’étant toutefois pas obligatoirement motivée.
Le préavis doit être suffisamment long et notifié par écrit pour éviter une rupture brutale, en tenant compte de la durée de la relation commerciale.

Sont considérés comme rupture brutale le non renouvellement d’un contrat annuel renouvelé depuis 10 ans et la réduction du volume des commandes sans l’avoir actée préalablement auprès du fournisseur.Une entreprise qui rompt de manière brutale la relation commerciale, qu’elle soit totale ou partielle, peut être attaquée en justice par son ancien partenaire, selon l’arrêt rendu le 6 octobre 2005 par la Cour de Cassation (n°03-20187) , et donner lieu au versement de dommages et intérêts. L’auteur de la rupture engage de ce fait sa responsabilité et doit réparation.

Depuis 2001, les dommages subits par les partenaires, fournisseurs ou clients sont pris en considération en tant que préjudice subi par l’entreprise fournisseuse en cas de rupture brutale de la relation commerciale, selon la loi sur les nouvelles relations économiques. Cependant, l’entreprise se portant victime doit impérativement avoir respecté les conditions stipulées dans le contrat la liant à son client pour prétendre à une quelconque indemnisation.

Les factures suffisent à établir l’existence d’une relation en cas d’absence de contrat, et renseignent sur la durée de l’échange commercial. Elles peuvent donc servir de support pour fixer un délai de préavis, obligatoire même s’il est justifié par un changement de situation, d’une durée suffisante pour éviter la rupture brutale, c’est à dire risquer de mettre son partenaire commercial en situation de danger.

Le préavis fixé par un accord interprofessionnel ou arrêté ministériel propre au secteur d’activité consiste en un délai minimal.
La durée fixée sur le contrat ne fait pas toujours acte de garantie suffisante, le juge de la cour d’appel , se basant sur des critères économiques, peut donc parfaitement apprécier une durée proportionnelle à la dépendance entre les deux parties, ou en fonction de l’offre propre à ce secteur d’activité (Chambre commerciale, 2 décembre 2008, pourvoi n°08-10731), s’il a été démontré l’existence d’une relation commerciale établie.

Les durées retenues pour établir cette relation varient de 1 an et demi minimum à 30 ans, la qualité des rapports commerciaux entre également en ligne de compte
(progression du chiffre d’affaires, succession de bons de commandes ou flux régulier de commandes sur 2 ans). Une succession de contrats ponctuels peut parfois suffire à caractériser une relation établie.

Le meilleur moyen de se prémunir des relations conflictuelles reste encore de formaliser les échanges avec le donneur d’ordre de manière régulière par des courriers signifiant l’historique des échanges, le chiffre d’affaire réalisé entre les deux parties, les prévisions d’activité,les perspectives de commandes futures afin de préserver l’entente et assurer la pérennité de la relation, si aucun contrat n’a été écrit.